Quais são as vantagens de usar videoconferência em empresas? Veja aqui!

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A videoconferência em empresas é uma novidade que a tecnologia fornece para desengasgar a rotina conturbada das organizações e proporcionar encontros pontuais, mesmo em situações de muitos afazeres e pouco tempo.

Basicamente, esse recurso funciona como uma ponte, que conecta pessoas em diferentes lugares, utilizando-se de vídeos em tempo real. Nos negócios, faz-se possível aproveitar a funcionalidade para facilitar o processo de comunicação e reuniões.

Afinal, quantos feedbacks, alinhamentos e reuniões de equipe precisam ser realizados, mas são deixados para outra hora por falta de tempo, para evitar locomoções e por incapacidade de comportar todos em uma estrutura física?

Essa realidade, agora, pode ser driblada, permitindo que esses afazeres importantíssimos para uma gestão de qualidade tenham o papel que merecem. Aproveitando a facilidade adquirida, todos os benefícios de uma liderança, lado a lado, são incorporados na administração.

Achou interessante a proposta da videoconferência em empresas? Gostaria de incorporá-la em seu negócio, mas não sabe como utilizar essa inovação para melhorar a comunicação interna? Leia nosso artigo, pois explicaremos tudo que você precisa saber para se beneficiar com essa incrível novidade!

Quando utilizar as videoconferências no ambiente corporativo?

As videoconferências são uma ótima opção para aumentar a eficiência das reuniões. A realização dos encontros entre a equipe, com clientes ou fornecedores, pode ser feita facilmente utilizando-se desse recurso.

São muitos os motivos para substituir os encontros presenciais por esse meio. Confira algumas situações em que recomenda-se fazer uso dessa ferramenta:

Quando há um grande público

Quando muitas pessoas assistem a uma reunião, fica difícil acomodar todos de maneira que a mensagem seja passada claramente. Por isso, nesses casos, vale utilizar as videoconferências, pois, assim, todos conseguem ver de maneira nítida e clara, e não é necessário mobilizar grandes estruturas.

Quando precisa-se realizar um alinhamento com fornecedores

Os fornecedores são parte importante do processo de uma empresa. No entanto, alguns erros podem acontecer por falta de comunicação direta. Com as videoconferências, essa etapa pode ser feita lado a lado. Dúvidas, pedidos especiais e demais problemas que precisam ser alinhados com eles podem ser resolvidos de maneira otimizada.

Quando for hora de oferecer feedbacks para a equipe

Os feedbacks são importantes para manter o engajamento do time. Porém, o trâmite requerido para realizá-los com frequência diminui o acompanhamento que o gestor deveria fazer mais pontualmente com os funcionários.

Utilizando essa ferramenta, qualquer dúvida ou questão podem ser resolvidas. Assim, o colaborador pode trabalhar conforme as expectativas da organização, sem demandar grandes interrupções na rotina para tal.

Quando pretende-se realizar treinamentos corporativos

Para aprimorar o capital humano da empresa e contar com colaboradores sempre em evolução, faz-se necessário oferecer treinamentos para inserir novos conhecimentos pertinentes.

São muitos os desafios ao fornecer cursos, palestras, apresentações etc., com intuito de promover a capacitação dos indivíduos que se dedicam à empresa — desde o tempo que eles precisam se ausentar do trabalho para isso até a mobilização de recursos para contratar profissionais ou requerer que outro colaborador mais experiente transmita seus conhecimentos.

Com a tecnologia, os eventos podem ser realizados de qualquer lugar, sem mobilizar ninguém. Todos os funcionários que precisam assistir ao conteúdo podem fazê-lo diretamente de sua máquina, minimizando o tempo de indisponibilidade para o trabalho.

Gostou dos momentos-chave em que a videoconferência nas empresas pode ser aplicada para desafogar a rotina da instituição? Quer implementar esse método na sua equipe? Descubra quais são as ferramentas necessárias para implantar essa estratégia em sua empresa!

Quais ferramentas podem ser utilizadas para realizar videoconferências?

Atualmente, muitas ferramentas permitem que a empresa faça uso das videoconferências para melhorar sua rotina. A maioria pode ser utilizada de maneira gratuita, inclusive. Podemos citar como as mais empregadas e também mais úteis:

  • Skype;
  • Google Hangouts;
  • Messenger;
  • Meetingburner;
  • Webex;
  • Huddle.

Verifique qual das opções se ajusta melhor ao perfil da sua empresa e identifique qual deve ser a eleita para mediar as chamadas de vídeo entre o time, sendo mais confortável para todos e mais acessível.

Quais as vantagens de fazer as videoconferências?

Para a organização, além de viabilizarem encontros difíceis, as videoconferências agregam benefícios diretos para a gestão e também para a equipe envolvida. Quer entender quais vantagens são essas? Preparamos uma lista a seguir!

Otimização do tempo

Sem dúvidas, o maior benefício das videoconferências é a otimização do tempo, pois a empresa consegue o mesmo resultado com menos recursos e desdobramentos. Assim, encontros que, antes, eram evitados para reduzir custos, locomoções físicas e estresse, conseguem ser feitos de maneira simples e instantânea.

Disponibilidade de horário

Um ponto que atrapalha a praticidade e eficiência dos encontros é a necessidade de os mesmos indivíduos estarem no mesmo ambiente, na mesma hora. Desencontros de rotina se tornam grandes barreiras para a realização dos compromissos. Agora, com a ferramenta, a reunião pode acontecer a partir de qualquer lugar, desde que ambas as partes tenham algum tempo disponível.

Maior público-alvo

Muitas vezes, uma mensagem precisa ser passada para muitos colaboradores, porém, não é possível realizar a conferência de maneira a reunir todos, por falta de espaço ou outros problemas. Agora, essas questões podem ser resolvidas. Basta ter uma câmera e uma grande quantidade de pessoas pode assistir a mesma reunião, ao mesmo tempo, mobilizando-se uma quantidade mínima de recursos.

Mais transparência

O fato de poder participar diversos trabalhadores, simultaneamente, garante que todos tenham acesso às mesmas informações. Dessa forma, o senso de que todo o elenco está inserido no mesmo contexto engaja os indivíduos, fortalecendo o trabalho em equipe.

A videoconferência em empresas proporciona uma revolução nas reuniões e em encontros entre o time. A tarefa pode ser feita pontualmente, sem barreiras físicas e humanas. Basta garantir o acesso a todos, e os eventos, antes custosos e difíceis, podem ser realizados com frequência, sem dificuldades e desgastes para nenhum dos participantes.

Você acha que a videoconferência em empresas é um diferencial para a rotina conturbada de uma administração? Qual sua opinião sobre o papel dessa tecnologia nas companhias modernas? Comente abaixo e mostre qual a sua visão sobre a influência dessa funcionalidade na otimização dos encontros organizacionais.

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