Por que fazer o cadastro de clientes no escritório de advocacia?

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Um dos recursos mais úteis para um profissional jurídico é o cadastro de clientes escritório de advocacia. Muitos profissionais ignoram essa ferramenta, mas ela pode ser grande ajuda na prospecção e gerenciamento de clientes pelo advogado.

Em virtude da acirrada concorrência no direito, a implementação do software de gestão é uma das principais tendências para o desenvolvimento de qualquer escritório de advocacia na atualidade. Porém, para que os benefícios sejam efetivados é fundamental que o sistema venha com determinados recursos.

No presente artigo explicamos por qual razão a realização de cadastro é importante para um escritório de advocacia, quais são os benefícios oferecidos, quais são as informações que devem conter nos cadastros, como mantê-los atualizados, entre outros tópicos pertinentes. Boa leitura!

Por que é importante fazer o cadastro de clientes escritório de advocacia?

O cadastro de clientes consiste no processo de coletar informações sobre aqueles que contrataram seus serviços e organizar os dados em um sistema de gestão. Essa é uma ferramenta é constantemente utilizada na área comercial por suas utilidades.

Esse processo fornece dados sobre as características dos clientes, além de valores de pagamentos, datas de contratações etc., essas informações permitem que o gestor realize uma análise completa sobre seus clientes, como:

  • se o seu público-alvo está sendo alcançado;
  • nível de satisfação dos clientes;
  • serviços mais contratados por cada um deles;
  • se há alta ou queda nas contratações;
  • entre outros.

Como a advocacia é um serviço onde uma boa relação com o cliente é primordial, o cadastro permite que o advogado gestor tome as decisões corretas para conquistar seu público, como também que o conquiste.

Além disso, como poucos advogados adotam esse processo em suas rotinas, essa é uma tática que criará um diferencial competitivo ao seu serviço, auxiliando seu desenvolvimento no mercado.

Quais são os benefícios de fazer essa gestão da carteira de clientes?

Uma vantagem óbvia do cadastro é a obtenção de informações sobre os clientes para contatos posteriores e eventuais cobranças. Mas ainda há um amplo leque de benefícios que geralmente são desconhecidos pelo advogado. Leia os principais abaixo.

Informações centralizadas

Em vez de ter informações faltantes ou espalhadas em diferentes computadores e pastas pelo escritório, todos os dados sobre os clientes serão armazenados em um único local. A base única de dados facilita a consulta e a elaboração de planejamentos para conquistar clientes.

Histórico detalhado do relacionamento com o cliente

Ao utilizar um software de gestão, sempre que o advogado ou o próprio cliente necessitar de informações sobre o serviço prestado, todas elas poderão ser acessadas e encontradas com poucos cliques.

O programa não efetua apenas o cadastro de dados pessoais, mas também vincula as informações aos contratos, processos judiciais e administrativos, consultivos, acordos e outros atos que estão interligados a cada cliente.

Contato personalizado

O cadastro é um material excepcionalmente rico para elaboração de sua estratégia de marketing jurídico. Apesar do Código de Ética dos advogados trazer grandes limitações à publicidade do advogado, ainda é possível enviar e-mails personalizados, informativos e notícias sobre a legislação e direitos dos cidadãos.

Com o cadastro de clientes, você conseguirá direcionar o conteúdo que seja mais interessante para cada cliente, o que aumenta o interesse pelo escritório.

Geração de relatórios gerenciais

Se o advogado utiliza um sistema desenvolvido por uma empresa competente, será possível gerar relatórios, planilhas e gráficos sobre seu público-alvo. Esses relatórios incluem índices de satisfação, de inadimplência, taxa de atraso ou parcelamento no pagamento e muito mais.

Isso permite a elaboração de planejamentos mais apropriados pelo gestor, como também poderá usar indicadores de desempenho para averiguar os resultados de suas decisões sobre a carteira de clientes, como aumento e redução do número de clientes ou mudança em seus perfis.

Controle de inadimplência

Ao verificar o índice de inadimplência, o gestor conseguirá projetar as movimentações de seu caixa com maior precisão, pois sabe o percentual de clientes que não cumprirão com o pagamento ou atrasarão.

Isso evita o desequilíbrio nas contas, como também melhora o gerenciamento de prazos, pois ele também saberá quais as datas esperadas de cada pagamento.

Quais são as informações fundamentais que devem estar presentes nesse cadastro?

Todo advogado está acostumado a qualificar seus clientes ao elaborar peças em seu nome, portanto, eles obtêm dados como nome completo, gênero, RG ou CNPJ, CPF, endereço, profissão, estado civil, nacionalidade e telefone.

Entretanto, as informações no cadastro vão além das citadas e, para pessoas físicas, também devem ser pesquisadas:

  • dados pessoais como idade, gênero, etnia e data de nascimento;
  • contatos como telefone, e-mail e redes sociais;
  • nível de satisfação com o serviço;
  • satisfação com o atendimento;
  • renda familiar;
  • escolaridade;

Para os clientes que constituem pessoa jurídica as informações são outras, primeiramente é preciso identificar a categoria de pessoa jurídica que foi atendida:

  • Microempreendedor Individual (MEI);
  • Microempresa (ME);
  • Empresa de Pequeno Porte (EPP);
  • Sociedade Limitada (Ltda);
  • Sociedade Anônima (S.A);
  • Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI).

Com esse dado você consegue ter uma visão geral sobre o cliente, como seu tamanho, porém ainda é preciso coletar as seguintes informações:

  • ramo de atuação;
  • número de funcionários;
  • localização da sede e filiais;
  • inscrição estadual e seu indicador;
  • contatos dos colaboradores mais importantes da empresa;
  • tipo de tributação adotado;
  • lucro médio anual;
  • se o jurídico é dividido em departamentos;
  • entre outros detalhes.

Como deve ser feita a organização da carteira de clientes?

A carteira de clientes deve ser estritamente organizada, mas são vários tipos de organização que podem ser optadas pelo advogado gestor. A opção a ser feita deve ser aquela mais adequada ao escritório.

Tipo de trabalho exercido

Se o escritório presta diferentes serviços, recomenda-se que a organização seja por tipo de trabalho advocatício contratado pelo cliente. Alguns exemplos de categorias são:

  • advocacia preventiva;
  • processo judicial;
  • processo administrativo;
  • assessoria jurídica;
  • consultas;
  • elaboração ou revisão de contratos;
  • conciliação, arbitragem ou mediação.

Vertente do direito

Essa classificação é recomendável para os escritórios que atendem a diferentes ramos do direito:

  • civil;
  • consumidor;
  • familiar;
  • tributário;
  • empresarial;
  • trabalhista;
  • digital;
  • imobiliário;
  • penal;
  • previdenciário.

Frequência de contratação

Consiste em classificar a constância das contratações feitas pelo cliente. Diferente das lojas em que compras são feitas entre dias ou semanas, a maioria dos serviços advocatícios são necessários com menor frequência, portanto a classificação é feita em meses ou anos:

  • ativos: são aqueles que contratam os serviços em menos de 1 ano ou optaram por uma prestação de serviço continuada, como advocacia preventiva;
  • pré-inativos: não contataram o advogado há mais de 1 ano;
  • inativos: não contataram há mais de 2 anos.

Como posso manter esse cadastro sempre atualizado?

Nem sempre o advogado ou secretário do escritório conseguirá obter todas as informações necessárias do cliente, como também, é possível que as pessoas físicas mudem de profissão ou renda, como também que as jurídicas alterem suas estruturas, seus tamanhos, suas atividades principais etc.

É essencial que os dados estejam sempre atualizados, caso contrário os benefícios não serão aproveitados. Alguns atos que permitem a atualização são:

  • perguntar sobre mudanças nos dados sempre que efetuar contato com o cliente;
  • entrar em contato com eles e perguntar sobre suas informações;
  • fazer buscas nas redes sociais ou órgãos públicos;

Recomenda-se que as práticas sejam feitas com periodicidade e devidamente registradas, com inserção das datas em que as informações foram atualizadas.

Como um software de gestão pode auxiliar nesse processo?

Não há viabilidade em manejar esse extenso volume de dados de forma manual, seja em papel ou em planilhas de Excel, o tempo necessário para fazê-lo é excessivamente alto.

Mesmo que o escritório seja pequeno e o advogado entenda ser possível efetuar o registro em programas padrões do pacote Office, o negócio se desenvolverá e, em pouco tempo, exigirá um programa com funcionalidades mais robustas.

Por essa razão é essencial a implementação de um software de gestão capaz de vincular automaticamente os dados dos clientes aos processos, incluindo seus prazos, movimentações, decisões, honorários etc.

Além disso, eles são capazes de elaborar os relatórios gerenciais e aplicar os indicadores de desempenho que fornecem ao advogado diversas ferramentas de gestão úteis, como índice, taxas, percentuais sobre os perfis de clientes, inadimplência, satisfação e outros.

O cadastro de clientes no escritório de advocacia é ignorado por muitos profissionais do ramo, mas aqueles que sabem utilizá-lo inteligentemente conseguem conquistar novos clientes, fidelizá-los, reduzir a inadimplência, prospectar o público certo e desenvolver-se saudavelmente.

Nosso sistema de gestão oferece um eficiente cadastro de clientes, entre outras inúmeras funcionalidades. Entre em contato conosco para conhecer nosso produto!

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