Guia completo para gestão de escritório de advocacia

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Atualmente, para que os advogados consigam alcançar seus objetivos e, consequentemente, obter sucesso profissional, não basta ter um amplo conhecimento sobre o direito material e processual. Faz-se fundamental a aplicação de técnicas de gestão de escritório de advocacia.

Poucos juristas se preocupam em utilizar estratégias gerenciais nos seus negócios, isso ocorre pelo fato de não ser diretamente ligado ao direito e pela simples falta de conhecimento sobre a relevância do assunto.

Entretanto, os advogados mais perspicazes buscam adquirir habilidades empreendedoras e conseguem aproveitar as vantagens das técnicas de gestão e fazer com que seu escritório se sobressaia no mercado, tornando-se modelos de sucesso no ramo.

Se você também deseja alcançar uma posição de destaque na advocacia, continue a leitura. Neste eBook, você encontrará um guia que explicará tudo sobre como realizar uma excelente gestão no seu escritório de advocacia.

1. O que é gestão de escritório de advocacia?

A gestão em si consiste em um conjunto de estratégias e táticas que objetivam garantir o desenvolvimento do negócio. Isso é alcançado com a redução de custos, com a otimização de processos, com o aumento da produtividade, além de poder gerenciar clientes de uma forma mais adequada.

No ramo jurídico, não são aplicadas as mesmas técnicas de comércios, pois em nosso país a atividade não deve ser comercializada. Essa posição é defendida pela OAB e outras entidades que estão ligadas à profissão.

Mas não existem impedimentos para a utilização de técnicas que aperfeiçoam os procedimentos internos no escritório, pelo contrário, elas são fundamentais para aumentar a qualidade do serviço prestado pelos advogados.

Na prática, tudo é aplicado conjuntamente com meios tecnológicos para realizar a gestão, como um software desenvolvido especialmente para escritórios de advocacia, essas ferramentas serão explicadas posteriormente no item 5 deste guia.

2. Por que ela precisa ser feita?

O próprio exercício da profissão exige que os juristas sejam organizados, pontuais e responsáveis, entretanto, quando o assunto se trata da gestão do escritório em si, os advogados costumam negligenciar sua gestão.

Isso acarreta perda de clientes, estresse, gargalo no fluxo de trabalho, perda de documentos entre outros danos que podem ser facilmente evitados com uma boa administração. Porém, o gerenciamento que será abordado vai além de uma simples organização de tempo e documentos.

A gestão é fundamental para o desenvolvimento sustentável do escritório, pois permite a expansão do seu networking, aumento do faturamento e de cliente, melhor atendimento entre inúmeras outras vantagens que criam diferenciais competitivos.

3. Como gerenciar de forma eficiente?

De nada adiantaria o gestor ter em mãos as ferramentas e estratégias necessárias para desenvolver o negócio se ele não consegue utilizar e aplicá-las em sua totalidade. A eficiência de gestão aqui tratada consiste na capacidade do advogado de colocar seus planos em prática.

A elevação da eficiência é acompanhada do aumento do controle sobre os recursos do escritório. Isso significa que o gestor deve ser capaz de manejar os elementos do seu ambiente de trabalho da forma que planejar.

Dessa forma, o advogado conseguirá fazer com que sejam minimizados entraves que impeçam o alcance de objetivos e metas planejados. Confira, nos tópicos seguintes, quais são os coeficientes que podem afetar a eficiência de sua gestão.

3.1. Colaboradores e sócios

Dificilmente um advogado atua sozinho em seu escritório, realizar parceria com outro profissional é essencial para maximizar a qualidade do serviço e reduzir os custos do negócio. Além disso, ambos precisam do auxílio de estagiários ou secretárias na realização de atividades burocráticas, como agendamento de consultas.

Como esses indivíduos realizam atividades rotineiras no local, faz-se importante que eles sejam conscientizados sobre as mudanças que serão feitas no escritório. Ter a capacidade de liderar a equipe é uma das habilidades de um advogado empreendedor.

Marque reuniões com seus sócios e colaboradores e explique, de forma clara e objetiva, os benefícios desse gerenciamento, suas técnicas e ferramentas. Isso faz com que os todos os envolvidos operem em busca dos mesmos objetivos que o advogado, como também que aprendam a aplicar as estratégicas.

3.2. Segurança nas informações

A segurança dos dados do escritório é uma preocupação prioritária, pois subtração, violação ou perda de dados poderão causar prejuízos de difícil reparação para o advogado. Além disso, também gerará caos na gestão, o que acarreta descontrole das informações.

É importante que tanto as informações do cliente quanto do escritório sejam protegidos. Para garantir essa proteção, adote uma plataforma de gestão e faça todo o controle de forma digital. Softwares especializados são acompanhados de robustos sistemas de segurança que impedirão ataques virtuais.

No programa também é possível criar níveis de acesso, como um perfil para o estagiário, que somente permite a edição de determinadas peças, enquanto o perfil de sócio advogado garante acesso a todas as informações dos clientes e dos processos.

3.3. Gerenciamento de projetos

São vários os projetos que permitem o desenvolvimento do escritório, o gestor pode optar por contratar novos advogados, adquirir um software de gestão, investir em uma estratégia de marketing ou expandir suas áreas de atuação.

Entretanto, caso cada sócio decida investir em diferentes projetos, vários não serão completados pela falta de capital necessário ou por precisar de uma dedicação conjunta de todos do escritório. Por essa razão, o gerenciamento de projetos é outro elemento que o gestor deve ter pleno controle.

3.4. Demais recursos

Os demais recursos são todos os fatores que podem influenciar diretamente na eficiência da gestão:

  • bens tecnológicos: são os computadores, modems, telefones, impressoras e outros bens usados na rotina do escritório, o gestor deve ter o poder de decidir quando atualizá-los;

  • financeiros: consiste na parte do faturamento destinado ao escritório;

  • humanos: estude os perfis, pontos fortes e fracos de cada um dos seus colaboradores para que você possa alocá-los nos locais em que serão mais produtivos;

  • tempo: é importante que o tempo despendido em cada trabalho seja próximo do estipulado pelo gestor.

Para controlar esses recursos, crie relatórios e planilhas para anotar as entradas e saídas de capital, o tempo despendido em cada trabalho, peça, consulta, atendimento etc. Isso fará com que você saiba onde estão os maiores gastos (seja de tempo ou dinheiro) e tome as medidas necessárias para reduzi-los.

4. Quais estratégias adotar?

Após conseguir o controle dos recursos do escritório, é possível aplicar as estratégias de gestão, que consistem no ponto principal para o gerenciamento. Elas são as técnicas práticas que permitirão que o gestor tome as decisões mais adequadas para o crescimento do negócio.

Faz-se importante saber que essas táticas não interferem no trabalho do advogado em relação ao direito. Isso significa que elas não o tornarão mais competente em relação às consultas ou na defesa do cliente em litígios administrativos e processuais. A seguir, listamos as 5 principais estratégias para um escritório de advocacia.

4.1. Análise SWOT

A análise SWOT estuda as seguintes características do escritório: strenght (força), weakness (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças), eis a abreviação SWOT ou FOFA em português. Confira o desdobramento desses termos:

  • forças: diferenciais e aptidões do negócio que podem ser aproveitados pelo gestor, como um sócio com conhecimento, como colaboradores dedicados ou localização privilegiada;

  • fraquezas: aspectos da empresa que podem prejudicar seu sucesso, como tecnologia ultrapassada ou equipe desmotivada;

  • oportunidades: oportunidades de mercado setor jurídico são as chances e conveniências externas que trazem vantagens, como advento de uma jurisprudência benéfica;

  • ameaças: fatores externos que ameaçam o desenvolvimento da empresa, como crises econômicas generalizadas.

Percebe-se que os dois primeiros fatores se relacionam aos aspectos internos do negócio, pois dizem respeito aos elementos provenientes que o gestor tem controle. Enquanto os dois últimos são de origem externa, ou seja, existem independentemente das decisões do advogado.

O objetivo da análise SWOT é fazer com o gestor conheça melhor sua sociedade, como também o cenário econômico do mercado em que ela se encontra.

Na prática, anotam-se as características do negócio, identificam-se as vantagens e desvantagens diante da concorrência, observam-se as oportunidades e ameaças.

O gestor deve estudar esses dados, pois a análise servirá como base para as demais táticas e para a elaboração do planejamento estratégico. Esse é um plano que determina os objetivos específicos que devem ser almejados pelo profissional, como também as ações a serem tomadas para alcançá-los.

4.2. Projeção de cenários

As incertezas sobre o futuro do escritório são preocupações inevitáveis para o gestor, afinal, podem ocorrer eventualidades que poderão prejudicar seu desenvolvimento ou até impedir a sua continuidade.

Porém, não é preciso sempre operar sobre incertezas. Os desafios do advogado empresarial podem ser antecipados. Para isso, o advogado deve criar 3 realidades:

  • pessimista: prevê as piores hipóteses para a receita, custos, despesas e investimentos do escritório;

  • otimista: projeta um ambiente favorável para a sociedade;

  • realista: cria o cenário mais provável de ocorrer na prática, isso não significa que ele é um meio termo entre os anteriores, mas sim aquele cujos acontecimentos têm mais chances de ocorrerem.

Esses possíveis cenários ainda podem ser projetados sob diferentes óticas, que afetam o escritório de forma:

  • estratégica: compara os diversos rumos que o negócio pode tomar conforme as decisões do gestor;

  • orçamentária: projeta cenários considerando as opções de investimentos a serem escolhidos;

  • financeira: estuda alterações nas variáveis que refletem no resultado econômico do negócio;

  • operacional: são feitas projeções conforme o uso da capacidade produtiva do escritório.

Realizar essas construções permitirá que o profissional não seja surpreendido futuramente e antecipe medidas para diferentes hipóteses. O que faz com que o escritório continue se desenvolvendo mesmo perante cenários pessimistas.

4.3. Estratégias promocionais

São ações a serem tomadas para estimular a contratação de seus serviços e melhorar a imagem do escritório no mercado. Apesar de o marketing ser limitado pelo Código de Ética estabelecido pela OAB, existe o marketing jurídico, que é um conjunto de métodos que não contrariam a lei:

  • trabalhar o visual: invista em cartões de visitas, logotipos, sites e outros elementos visuais atrativos, isso causará boas impressões aos potenciais clientes;

  • ampliar os canais de comunicação: torne mais fácil os meios de acesso aos seus serviços, possibilidade que contatos iniciais sejam feitos por telefone, email, mensagem em redes sociais como Whatsapp e Facebook ou diretamente pelo seu site;

  • usar estratégia de inbound marketing: trata-se de uma tática que busca conquistar o cliente com conteúdos informativos no site do escritório, fazendo que ele busque pelos serviços;

  • participar de eventos: busque palestrar ou expanda sua rede de contatos;

  • realizar anúncios online: a OAB não proíbe o uso de anúncios em sites como o google e redes sociais, mas existem regras;

  • estudar seu público: é importante que o conteúdo da publicidade esteja direcionado para seu público-alvo.

4.4. Ciclo PDCA

O termo PDCA se desdobra em 4 ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). Trata-se de um ciclo etapas que são aplicados na empresa com o objetivo de promover uma melhora dos processos de forma contínua:

  • planejar: aqui são identificados os problemas do escritório, estabelecido metas, analisado os fenômenos, estudado o processo e construído um plano de ação que tentará corrigi-lo;

  • fazer: o plano elaborado é executado na prática, aqui também são coletados eventuais dados para posterior análise pelo advogado;

  • checar: os processos são estudados para averiguar se os resultados almejados foram alcançados. Nessa etapa são identificados os erros ou falhas no processo;

  • agir: por fim, as falhas são corrigidas, a equipe é treinada para não deixar que ela ocorra novamente e um novo processo é padronizado.

Essa tática deve ser constantemente realizada após ser implantado, pois deve ser um verdadeiro círculo virtuoso que está sempre contribuindo para o aprimoramento dos processos. O procedimento pode ser feito de forma semanal, quinzenal ou mensal, conforme a necessidade do escritório.

Outra dica de gestão relevante é não somente estipular as metas na fase do planejamento, como também os meios para atingi-las. Um exemplo de meta seria a expansão da carteira de clientes em 20% dentro de 12 meses, e o plano para atingi-lo consiste no uso de anúncios em redes sociais.

4.5. 5W2H

Essa estratégia é um checklist (lista de afazeres) que transmite clareza sobre as operações do escritório para todos que nele trabalham. Ela funciona como um mapa das atividades, que ficará estabelecido quem fará qual atividade, por que, quando e em qual área.

5W2H é uma abreviação simples em inglês que significa 5 palavras que iniciam com W e 2 com H, cada um com seus respectivos papéis dentro da gestão:

  • what (o quê): consiste na descrição exata do trabalho a ser feito, incluindo suas etapas;

  • why (por quê): qual a finalidade de realizar a atividade;

  • where (onde): onde ele será feito, em qual fórum, órgão público ou sala do escritório;

  • when (quando): qual será a data e hora de início do trabalho e seu prazo final;

  • who (quem): quem será o profissional responsável pela sua conclusão;

  • how (como): como ele deve ser realizado na prática;

  • how much (quanto custa): qual será o investimento necessário para realizar a tarefa.

Em qualquer entidade com grande fluxo de informações, essa tática é fundamental para evitar falhas na comunicação. Deixar de fazê-lo pode ocasionar atrasos, duas pessoas realizando o mesmo serviço, gastos inesperados e outros problemas na rotina do trabalho.

5. Quais erros devem ser evitados?

Como os advogados, em geral, não são experientes em gestão, é inevitável que cometerão alguns erros em suas primeiras estratégias de gestão. Há algumas cujas consequências são bastante impactantes ao negócio.

5.1. Não se atentar às proibições do Código de Ética

O Código de Ética da OAB é bastante rigoroso e limitador quando se diz respeito à publicidade. É relevante ficar atento sobre suas proibições em relação à publicidade:

  • anunciar serviços em veículos em massa, como rádio e televisão;

  • oferecer serviços estranhos à advocacia,

  • usar expressões ligadas à atividade comercial, como angariar clientes,

  • oferecer consultas grátis;

  • utilizar fotos das edificações dos tribunais;

  • divulgar seu preço.

Esse último item pode ser usado a favor do advogado, recomenda-se que seja estipulado um valor para o serviço conforme a capacidade econômica de cada cliente, como também a complexidade de cada caso. Com isso, seus honorários serão mais vantajosos e justos.

5.2. Negligenciar a contabilidade

A contabilidade é essencial em diversas empresas, para os serviços jurídicos essa necessidade não é diferente. Muitos acreditam que a única função dos contadores é trabalhar com a apuração de impostos, mas a atuação desses profissionais vai muito além:

  • emissão de documentos fiscais e outras obrigações acessórias;

  • reduz os custos do escritório;

  • oferece maior controle sobre os recursos;

  • traz dados transparentes e reais sobre as finanças do escritório;

  • calcula os impostos.

Bons profissionais também atuam na contabilidade estratégica, esse é um ramo que auxilia o gestor na elaboração de estratégias para otimizar processos e acelerar o crescimento do negócio.

6. Quais ferramentas utilizar?

É preciso utilizar as ferramentas adequadas para ser capaz de colocar as estratégias em prática e saber se elas estão surtindo efeito.

6.1. Indicadores de desempenho jurídicos

Os indicadores-chave de desempenho ou Key Performance Indicators – KPIs, são ferramentas que permitem a medição dos resultados obtidos a partir da gestão. Tratam-se de métricas aplicadas antes e continuamente após a tomada de decisões pelo advogado.

Com elas, o gestor saberá se as mudanças estão gerando os resultados desejados, se não estiverem ele pode rapidamente tomar as medidas necessárias para redirecionar o negócio.

Faz-se importante que a atividade dos advogados são prestadas de forma diferenciada de outras empresas, pois a conclusão de alguns trabalhos dependem da eficiência dos órgãos públicos, não se pode garantir sucesso em um litígio processual, entre outras peculiaridades.

Portanto, não é viável a utilização de KPIs comuns, eles devem ser aqueles desenvolvidos especialmente para medir os resultados de um escritório de advocacia:

  • capital despendido em cada trabalho;

  • horas por consultivo ou contencioso;

  • horas por atendimento;

  • processos por área do direito, como trabalhista, civil etc.;

  • taxa de atrasos;

  • taxa de ações novas e encerradas;

  • taxa de erros;

  • índice de satisfação do cliente;

  • número de novos clientes mensais;

  • velocidade na resposta de contatos;

  • lucratividade por cliente;

  • taxa de conversão, que mensura a eficiência da estratégia de marketing;

  • custo de aquisição por cliente;

  • retorno sobre investimento;

  • total da receita por período;

  • total da lucratividade por período;

  • entre outros.

6.2. Software de gestão

A gestão de escritório de advocacia deve ser realizada de forma eficaz e inovadora, é preciso utilizar as ferramentas mais modernas, completas e sofisticadas para alcançar os melhores resultados. Isso só pode ser conseguido com o investimento em um software de gestão jurídico.

O processo judicial eletrônico – PJe já é uma realidade desde 2016. O uso da tecnologia na advocacia se tornou obrigatório pelo fato de ser excepcionalmente mais vantajoso que manejar documentos físicos. Entre as vantagens que são fornecidas pela tecnologia estão:

  • segurança: os arquivos são digitais, o que evita desaparecimentos de documentos ou degradação natural;

  • backups: cópias de segurança podem ser facilmente realizadas;

  • compartilhamento: o envio e recebimento de informações se tornam mais fáceis, rápidos e econômicos;

  • organização: os documentos são mais facilmente organizados nos computadores;

  • redução de custos: minimizam-se os gastos com impressões, papéis, tintas, canetas, pranchetas e outros materiais;

  • eliminação de erros: computadores não erram em cálculos, somem documentos ou atrasam como um ser humano.

Como também, conforme o escritório se desenvolve, haverá um momento em que será humanamente impossível realizar todo o trabalho de forma manual, o que impede o crescimento do negócio. Mas com um programa dedicado, várias atividades burocráticas serão automatizadas, eliminando os entraves para seu desenvolvimento.

Faz-se importante saber que uma plataforma de gestão não deve ser confundida com uma simples planilha no Excel, enquanto esta última é bastante limitada, os softwares especializados fornecem funcionalidades exclusivas como:

  • mais segurança: possui sistema de segurança próprio, permite criação de perfis hierárquico de acesso às informações, realiza backups programados e automáticos;

  • acervo jurídico: disponibilização de um banco de dados que permite rápida busca de doutrinas de autores renomados, jurisprudências, ementas, legislação etc., tudo atualizado diariamente;

  • repositório unificado: unifica todos os dados dos clientes, procurações, contratos, processos e outros trabalhos em uma única plataforma, como também permite a rápida pesquisa das informações;

  • integração: integra automaticamente as informações aos servidores da sua assessoria contábil, dos órgãos públicos e dos tribunais;

  • mobilidade: permite que a plataforma seja acessada de dispositivos móveis como celulares e tablets, bastando acesso à internet;

  • monitoramento: acompanha automaticamente os compromissos do profissional e seus respectivos prazos;

  • dashboard: seu painel de controle é intuitivo e ergonômico, o que permite fácil utilização.

Como se não bastasse, o programa elabora e aplica automaticamente os indicadores de desempenho e elaboram relatórios gerenciais, possibilitando uma visão global dos resultados do negócio e facilitando a análise de concorrência e do mercado de clientes.

7. Como escolher um software especializado?

Para escolher o programa ideal para seu escritório, é preciso estudar se as funcionalidades oferecidas atenderão as suas necessidades. Recomenda-se que seja escolhido um programa que detenha as funções listadas no item 6.

Entretanto, faz-se fundamental escolher uma desenvolvedora competente e que prestará todo o suporte necessário à sua empresa. Toda tecnologia tem defeitos e travamentos, como também você e sua equipe se depararão com dúvidas acerca da sua utilização. Por isso, considere os seguintes aspectos da empresa antes de contratá-la:

  • tempo de mercado: anos de experiência evidenciam a capacidade de uma boa gestão;

  • contato: deve garantir um fácil contato, com telefones disponíveis e presença nas redes sociais;

  • treinamento: oferecer treinamentos à empresa que adquire os softwares;

  • suporte: disponibilizar uma seção login exclusiva para realizar o suporte técnico para o software.

As estratégias de gestão de escritório de advocacia são essenciais para o constante desenvolvimento profissional do jurista. O software de gestão é a principal ferramenta que permitirá o crescimento e, após a leitura deste artigo, você sabe como escolher a plataforma adequada.

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