Entenda definitivamente a importância da segurança de dados na advocacia

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De tempos em tempos, não é incomum surgirem notícias a respeito de ataques de hackers a empresas e outras instituições. Isso tem tornado crescente a preocupação com a segurança de dados e, consequentemente, os investimentos e soluções voltadas para isso. Nos escritórios de advocacia, não é diferente.

Criar políticas e investir em ferramentas que contribuem para proteger as informações dos escritórios e dos clientes são apenas duas das ações que podem ser adotadas. Pensando nisso, elaboramos este artigo completo para explicar o assunto, mostrar quais providências podem ser tomadas e listar algumas boas práticas que podem ser implementadas. Confira!

O que é segurança de dados?

Segurança de dados é, resumidamente, a proteção das informações dentro de uma empresa, elaborando ações que ajudem a conter ou minimizar problemas como:

  • ameaças (intencionais ou acidentais);
  • modificações não autorizadas em arquivos;
  • roubo ou destruição de dados.

Para isso, usa-se três pilares voltados para garantir o processo de planejamento, análise e implementação de um conjunto de ações — voltadas para garantir a segurança da informação. São elas:

Confidencialidade

Trata-se da limitação de acesso para um certo grupo de pessoas (ou instituições) a determinadas informações. Ele pode ser feito somente com a autorização de quem detém os direitos dos dados. Isso quer dizer que apenas quem for considerado confiável pode acessar e realizar modificações, por exemplo.

Integridade

Esse atributo está ligado à garantia de que os dados que sofrerem manipulação terão as características originais conservadas, de acordo com o que foi estabelecido pelo detentor da informação. O objetivo é controlar as mudanças e preservar o ciclo de vida — desde a origem até a destruição dos dados.

Disponibilidade

Por fim, a disponibilidade está relacionada à garantia de que os dados sempre estarão disponíveis para o acesso e uso de pessoas (ou instituições) autorizadas pelo proprietário.

Para se determinar o nível ideal de confiabilidade, integridade e disponibilidade, é preciso identificar o valor que eles têm e criar uma política de segurança de dados — falaremos mais sobre ela em um tópico adiante.

Por que se preocupar com a segurança de dados do seu escritório?

Até aqui, já deu para formar uma ideia da importância de se investir em segurança de dados. Nos tópicos a seguir, explicaremos por que essa preocupação deve existir. Acompanhe!

Ajuda a garantir a segurança intelectual

Ao mesmo tempo em que a internet e a tecnologia beneficiam as empresas, também aumentam os riscos de roubo de propriedade intelectual — que é parte fundamental de processos cruciais para o negócio.

Aumenta a confiança dos clientes

O investimento em segurança reforça o fato de que o escritório se preocupa com a proteção das informações dos clientes. Como a confiança é um dos pilares de uma relação comercial, um vazamento de dados, por exemplo, pode afetar a credibilidade da sua organização.

Além disso, essa questão também pode ser um pré-requisito para os clientes contratarem um escritório de advocacia — principalmente, quando se trata de empresas de médio e grande porte. Isso quer dizer que se tem mais um motivo para adotar as medidas necessárias para a proteção dos dados.

Fornece proteção para as empresas

Parece óbvio falar de proteção em um assunto ligado à segurança, mas vale a pena ressaltar esse benefício em relação ao crescimento do negócio. Não por acaso, ter os dados sobre ideias, produtos ou serviços exclusivos roubados pode dar mais força para os concorrentes.

Com isso, perder mercado ou desacelerar o crescimento — em especial, no início das atividades — pode ser o fator determinante para não alcançar o desempenho esperado.

Como criar uma política de segurança de dados?

A política de segurança de dados pode ser definida como um conjunto de ações, boas práticas, técnicas e uso de ferramentas adequadas — formalizadas por meio de um documento —, voltadas para garantir a segurança das informações.

Por meio dela, determina-se a conduta esperada, quais medidas devem ser tomadas em caso de emergência, quais atitudes são proibidas, entre outros aspectos. Assim, aumenta-se a garantia de que os resultados estarão dentro do esperado. Para criá-la, é preciso seguir alguns princípios básicos. São eles:

Fazer um diagnóstico

Primeiramente, é preciso fazer um levantamento para identificar os fluxos de informações e quais dados devem ser protegidos. Para isso, é preciso detalhar:

  • os dispositivos utilizados;
  • as informações privilegiadas (que precisam de acesso especial);
  • os níveis de acesso, de acordo com cargo e função;
  • as necessidades de melhorias.

A partir daí, consegue-se levantar todas as mudanças necessárias e elaborar um plano de ação eficaz.

Basear-se na confidencialidade, integridade e disponibilidade

Como visto, esses três fatores estão relacionados à limitação de acesso, garantia da preservação dos dados e à disponibilidade para uso das pessoas autorizadas. A criação da política de segurança deve seguir esses preceitos e assegurar que eles serão colocados em prática durante e depois da implementação das normas.

Definir as diretrizes

Agora, é o momento de criar normas e proibições, referentes ao uso de programas, dispositivos móveis, e-mails, internet e outros recursos tecnológicos. É nessa fase em que também são determinados os bloqueios e a restrição de acesso a determinados sites. Veja mais detalhes:

Responsabilidades dos colaboradores

Aqui, se define os limites de uso e as responsabilidades e penalizações caso os recursos de TI sejam mal utilizados. O regulamento pode conter restrições em relação ao uso de dispositivos externos (como pen drives) nos equipamentos corporativos e recomendações voltadas para a preservação dos recursos.

Responsabilidades da área de TI

Nessa seção, são formalizadas as responsabilidades da equipe de TI, para garantir a segurança. Entre elas, estão:

  • configurar as máquinas e equipamentos;
  • fazer a instalação de softwares;
  • implementar controles voltados para o cumprimento da segurança.

Formalizar a política de segurança

Depois que o documento já foi redigido e aprovado pela diretoria e pelo RH, é o momento de realizar a comunicação interna. Todos os colaboradores devem ser conscientizados sobre as boas práticas e as proibições da empresa em relação ao uso dos recursos de TI.

Treinar as equipes

É importante elaborar um treinamento de apresentação da política adotada pela empresa. Feito isso, recomenda-se coletar assinaturas individuais em termos de comprometimento com as normas estabelecidas.

O ideal é que o documento esteja sempre acessível para a consulta e que um colaborador seja nomeado para monitorar a eficácia da política e apontar quaisquer fatores capazes de gerar impactos negativos (como mudanças nos processos e vulnerabilidades).

Quais os benefícios de fazer backup de dados?

O backup é uma cópia de segurança utilizada para repor os dados que, por algum motivo, foram perdidos. O mais recomendado é que ele seja feito de forma automática, mais segura e confiável — uma vez que dispensa processos manuais e ainda é armazenado em ambiente externo. Os benefícios de adotá-lo são inúmeros. Conheça os principais deles nos próximos tópicos.

Garante a segurança das informações

A manutenção de uma cópia segura dos arquivos é um dos principais benefícios do backup e está aliada à política de segurança de dados. Isso é especialmente importante quando se trata de dados dos clientes e estratégias diferenciadas.

Concentra tudo em uma só base

Além de tornar mais seguro e ainda facilitar a recuperação dos dados, manter os registros em apenas um local ajuda a organizar e gerir as informações com mais eficácia. Por outro lado, deixar os mais variados tipos de arquivos espalhados por diversos computadores ou servidores pode se tornar um problema quando alguém precisar deles.

Facilita o controle de acesso

O backup também ajuda a identificar e controlar o acesso que os colaboradores têm aos dados. A partir daí, as políticas podem ser aprimoradas, além da possibilidade de monitorar o histórico de modificações dos documentos — buscando garantir que as regras não estejam sendo violadas.

Quais são as principais ferramentas para fazer o armazenamento de informações com segurança?

Existe uma série de métodos e ferramentas que podem ser utilizados para ajudar a manter a segurança dos dados no escritório. Para isso, é preciso levar em consideração os controles físicos (que podem limitar o acesso à infraestrutura ou às informações) e os controles lógicos.

Os físicos incluem:

  • blindagens;
  • trancas;
  • portas com senhas;
  • vigias.

Já os controles lógicos envolvem questões mais complexas. Conheça algumas delas nos tópicos a seguir.

Criptografia

É um mecanismo que utiliza algoritmos e outros esquemas matemáticos para codificar dados em textos ilegíveis que só podem ser descriptografados por quem tem a chave de acesso.

Assinatura digital

Pode ser definida como um conjunto de dados criptografados. É usada com o objetivo de garantir a integridade e procedência de um documento — mas não garante a total confidencialidade.

Honeypot

É uma ferramenta usada para simular falhas de segurança, levando agentes externos (como spammers ou crackers) a crerem que estão explorando uma vulnerabilidade. Isso ajuda a identificar ou impedir essas ações.

Controles de acesso

Assim como existem controles de acesso físico, também podem ser adotados mecanismos lógicos para impedir o acesso a informações. Entre eles, estão os cartões inteligentes, firewalls, biometria e palavras-chave.

Como utilizar dados em nuvem com segurança?

O Cloud Computing (Computação em Nuvem) permite o armazenamento e compartilhamento de informações e arquivos por meio da internet. A solução tem sido cada vez mais utilizada pelas empresas, já que representa um custo baixo (comparado à aquisição e manutenção de servidores próprios) e ainda contribui para melhorar a produtividade.

Porém, é preciso tomar cuidado para evitar que pessoas não autorizadas acessem o banco de dados e coloquem todo o acervo em risco. Para garantir a segurança na nuvem, é preciso tomar uma série de cuidados, que são:

Escolher os fornecedores cuidadosamente

Deve-se escolher servidores confiáveis e que adotem a transparência nos processos. Eles devem deixar claro onde os dados serão armazenados, o nível de infraestrutura e segurança recomendados, e como são feitos a gestão e o monitoramento do fluxo de informações.

Definir quais dados importantes devem ser armazenados na nuvem

Esse cuidado é necessário para evitar o vazamento de dados e arquivos que contêm informações sensíveis. Além disso, deve-se definir quais aplicativos e softwares serão usados pelos colaboradores e criar procedimentos de supervisão ligados a:

  • upload;
  • download;
  • recursos compartilhados.

Monitoramento de atividades

É preciso controlar e monitorar atividades que podem ser consideradas incomuns ou arriscadas. Isso envolve o uso de ferramentas para assinaturas digitais, as credenciais dos colaboradores, aplicações voltadas para visualização e edição dos dados, entre outras.

Quais são os principais riscos da má gestão da segurança de dados?

Uma estratégia eficaz de segurança de dados pode ajudar a evitar ou minimizar os impactos de situações de risco. Porém, se ela não existe ou não é bem estruturada, uma série de problemas podem surgir.

Invasões aos computadores

Um ataque hacker pode sequestrar os computadores e bloquear o acesso a dados e sistemas de uma organização. Os prejuízos vão desde a interrupção das atividades até perdas financeiras — sem contar o enfraquecimento na relação com os clientes, que perdem a confiança na empresa.

Fraudes

Infelizmente, as fraudes não são um problema incomum. Elas podem ocorrer devido a questões como:

  • ataques virtuais;
  • acessos proibidos às informações;
  • acesso a sistemas sigilosos;
  • vazamentos de informações de clientes e da empresa;
  • roubos de identidade.

Além de prejudicar o relacionamento com os clientes, essas situações também podem acarretar processos judiciais por ineficácia e negligência na proteção da gestão e do armazenamento das informações.

Sequestro de dados

Nesse caso, hackers utilizam vírus que criptografam os dados disponíveis no sistema e nos computadores da organização. A partir daí, eles solicitam um resgate para que as informações sejam descriptografadas e acessadas novamente. A técnica é conhecida como ransomware.

Vazamento de informações sigilosas

Falhas na segurança de dados também podem levar ao vazamento de informações sigilosas de colaboradores e, pior ainda, dos clientes.

Desvio de dinheiro

Não são somente os bancos correm risco de ataques cibernéticos com o propósito de desvio de dinheiro. Quaisquer operações que envolvam transações bancárias, uso de boletos e cartões de crédito podem criar uma brecha para que os cibercriminosos causem danos para o negócio.

Quais são as melhores práticas para garantir a segurança dos dados?

Agora que já vimos vários aspectos relacionados à segurança de dados, vamos mostrar algumas práticas que vão reforçar a eficácia da política adotada pela empresa.

Realização de backups automáticos

Já comentamos sobre a importância que os backups de dados têm para a empresa, principalmente, no caso de uma eventual perda das informações originais. Aqui, vale ressaltar a necessidade de determinar a periodicidade na execução dessas rotinas.

Os backups devem ser feitos com determinada frequência, objetivando garantir que a maior quantidade possível de dados e arquivos seja salva caso haja qualquer incidente. De outro modo, realizar esse processo em longos períodos de tempo pode aumentar os riscos de perdas e causar um dano maior se isso ocorrer.

Segurança em Cloud Computing

Apesar de os controles físicos dos servidores e links serem de responsabilidade do fornecedor dos serviços (o Cloud Provider), o seu escritório também precisa acompanhar as ações adotadas. Isso envolve medidas preventivas e o uso de instalações seguras.

Se houver a contratação de backup, é de responsabilidade da sua empresa executar todas as rotinas de realização, armazenamento e conferência da cópia de segurança. Ainda que os dados fiquem na nuvem, é preciso criar controles de acesso e garantir que somente pessoas autorizadas executem rotinas.

Limitação de acesso

Minimize os privilégios e conceda acesso apenas às informações que cada setor precisa para executar as rotinas. Essa restrição ajuda a aumentar a segurança e a evitar erros humanos que podem trazer diversas consequências negativas.

Dependendo da situação, pode-se adotar o uso de marcas d’água nos documentos, que ajuda a inibir o roubo dos dados e ainda contribui para identificar os responsáveis caso haja alguma violação ou vazamento.

Realização de análises de risco

As análises de risco são de suma importância na identificação de quaisquer ameaças que possam representar perigo para os dados de uma empresa. Por meio delas, todos os tipos de brechas ou inseguridades são identificados e examinados — desde quedas na energia até a invasão a arquivos online.

Com isso, a equipe de TI passa a enxergar melhor os pontos fracos existentes no sistema de segurança. A partir daí, fica mais fácil estabelecer prioridades e criar estratégias eficazes para reduzir os riscos e evitar danos mais graves.

Acompanhamento de novas tecnologias

A cada dia, a tecnologia evolui e proporciona a criação de novas ferramentas e outros mecanismos voltados para garantir a segurança das informações. Atentar aos lançamentos e identificar quais deles se encaixam no seu modelo de negócios é uma forma de reforçar as barreiras para invasões, vazamento de dados, entre outros problemas.

Apesar de a realização de investimentos ainda ser motivo de resistência por parte de muitos gestores, é preciso pensar na relação custo-benefício. O valor de aquisição muitas vezes é bem menor do que os prejuízos que podem ser ocasionados em decorrência da perda de dados importantes — tanto para a empresa quanto para seus clientes.

Monitoramento do uso de dispositivos externos

É bastante comum que colaboradores utilizem dispositivos próprios (como pen drives e cartões de memória) para auxiliar no armazenamento de dados ou até mesmo para acessá-los remotamente. O problema dessa prática é a possibilidade de esses acessórios estarem contaminados com algum vírus, por exemplo, que vai ser espalhado por toda a rede corporativa assim que for conectado a um computador.

Sendo assim, deve-se incluir a restrição do uso desses objetos na política de segurança, barrar o uso nas máquinas por meio de travas (se for o caso de proibição total) e ainda monitorar as situações nas quais eles são utilizados.

Vale lembrar que os perigos e possíveis danos causados por essa prática nem sempre são decorrentes da má-fé dos profissionais, ou seja, a falta de esclarecimento e orientação pode fazer com que eles não tenham ciência dos riscos e consequências para a empresa e os clientes.

Digitalização de documentos

Em vez de gerenciar grandes arquivos com pilhas de papéis — sujeitas a perdas decorrentes da ação do tempo, de extravios, alagamentos ou incêndios, por exemplo — o ideal é digitalizar os documentos.

Essa ação está diretamente ligada aos três princípios da segurança da informação, já que os dados passam a ter o sigilo ideal, estão sempre disponíveis e dificilmente serão perdidos. Isso contribui para o ganho de eficiência e produtividade — além de passar uma imagem positiva para os clientes.

Forte política de senhas

A política de segurança e o investimento em computação em nuvem não são eficazes se não houver orientação aos colaboradores a respeito da criação e manutenção das senhas utilizadas dentro e fora do ambiente de trabalho.

Isso quer dizer que é preciso conscientizar os profissionais para que criem códigos considerados fortes (envolvendo letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos). Além disso, deve-se criar barreiras para impedir a criação de senhas fracas e barrar o acesso dos colaboradores que não fizerem as atualizações periódicas obrigatórias.

Instalação de softwares de proteção e realização de atualizações periódicas

Não se pode esquecer de investir na instalação de softwares de proteção confiáveis e na realização de escaneamentos periódicos. Também se deve fazer a atualização dos patchs de segurança regularmente. Alguns vírus se aproveitam de brechas que podem ser fechadas por atualizações feitas no software.

Apesar de simples, essas duas medidas contribuem bastante para a proteção dos dados de uma organização. Ao manter a proteção e realizar checagens de tempos em tempos, consegue-se diminuir a possibilidade de invasões e roubo de informações. Para isso, deve-se apostar em um bom antivírus e antimalware.

Investimento em um software de gestão jurídica

A tecnologia possibilita automatizar diversas tarefas, reduzindo (ou eliminando) a necessidade de trabalhos manuais e o uso de planilhas (que não são seguras nem eficientes). Nesse sentido, um software de gestão jurídica permite integrar todas as áreas em uma única solução, centralizar os dados, acompanhar os fluxos de atividades, entre outros benefícios.

Isso contribui para que as informações sejam consolidadas (facilitando o acesso) e as torna mais seguras, visto que, com essa ferramenta, fica mais difícil perder ou modificar arquivos sem que essas ações sejam rastreadas e permitam identificar o responsável pelo problema.

Como você pôde ver até aqui, a segurança de dados é um fator primordial para o sucesso do escritório, a preservação de informações importantes e a fidelização dos clientes — uma vez que se consegue transmitir credibilidade e confiabilidade.

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