Diferença entre sistema jurídico e planilha Excel

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Controlar e deixar em ordem todos os procedimentos de um escritório de advocacia é uma tarefa primordial para o bom funcionamento de um empreendimento desse setor. As planilhas em Excel e o sistema jurídico desempenham uma função importante em todo esse processo organizacional dos escritórios.

Mesmo que seja uma boa ferramenta, a planilha do pacote Office precisa da inserção manual de dados – o que toma muito tempo, apresenta probabilidade de falhas e atrapalha a rotina de quem não tem habilidade com o Excel.

O software jurídico pode tornar a relação custo/benefício muito mais interessante. Além de oferecer maior segurança, facilidade e agilidade, fazendo com que os escritórios realizem todo os trabalhos com eficiência.

Neste texto, você vai saber como a utilização de um sistema jurídico pode facilitar o trabalho nos escritórios. Boa leitura!

Auxílio no controle do volume de processos

Os softwares para advogados conseguem lidar com grandes quantidades de dados de forma ágil, eficiente e organizada, pois esse tipo de ferramenta foi desenvolvida justamente para atender às necessidades de um público distinto.

Os sistemas jurídicos permitem o acesso integrado dos dados, excluindo a necessidade de abrir várias abas de planilhas e documentos para juntar informação sobre clientes e processos, além de associar prazos e realizar a gestão de todas as atividades.

Ajuda no atendimento ao cliente

Como as planilhas possuem uma limitação de espaço, em alguma hora será preciso excluir informações antigas para colocar as novas ou criar outro documento.

Com o auxílio do sistema jurídico, você não precisa ficar lembrando de cada item dos processos: basta acessar o histórico completo do software onde estão todas as informações relativas ao atendimento e ao andamento processual. Esses registros mais detalhados, com informações pessoais, podem se mostrar um ponto positivo que poderá surpreender o cliente e criar um diálogo agradável no decorrer do atendimento.

Colabora para o aumento da produtividade

Saber gerir bem o tempo é essencial para manter a produção do seu escritório. Quando o número de profissionais é reduzido ou se você trabalha sozinho, qualquer tempo perdido preenchendo planilhas e organizando arquivos, pode prejudicar o rendimento do seu trabalho.

O sistema jurídico automatiza todo o processo, pois oferece ferramentas para controle de tarefas ligadas à gestão de processos judiciais e diversas opções para tornar o trabalho mais produtivo.

Além do mais, o sistema pode enviar um alerta automático quando chegar alguma publicação ou ocorrer alguma movimentação processual. Com isso, a equipe não precisa se preocupar em decorar datas específicas, como deadlines e reuniões .

Controla o fluxo de trabalho

As planilhas sozinhas não conseguem manter todo o fluxo nos eixos. Já um bom sistema jurídico se adapta bem ao fluxo de trabalho do escritório.

Além de conceder a gestão integrada das informações e obter um controle completo das atividades, eles se ajustam ao método de trabalho do seu escritório e permitem que você consiga controlar todo o fluxo com maior tranquilidade.

Automatiza as atividades

Contar com soluções tecnológicas e inovadoras para reduzir a burocracia das tarefas do dia a dia, vai fazer com que o seu trabalho seja muito mais produtivo e prazeroso.

Também vai ajudar a manter todos os colaboradores atualizados no que está acontecendo e, como consequência, facilitará no momento de dar um retorno para o cliente.

Armazena informações importantes

Os riscos de manter registros de processos, casos e clientes nas planilhas em Excel são grandes. Com um sistema jurídico, os acessos às informações se tornam rápidos e simples. É possível que você veja qualquer dado, documento ou tudo que acontece no processo através de qualquer aparelho com acesso à internet.

Por intermédio desse sistema, a consulta poderá ser realizada a qualquer momento, em qualquer lugar. Pelo fato das informações serem armazenadas na nuvem, não precisarão ficar espalhadas em pastas, pendrives, HD’s externos, entre outros.

Evita o extravio de informações

A medida que o escritório vai crescendo, manter todos os dados registrados se torna uma tarefa cada vez mais difícil. Com o aumento dos colaboradores, o número de pessoas que acessam e modificam as pastas e planilhas também aumenta, se tornando mais complicado manter a organização e correndo riscos de que dados se percam ou de que sejam modificados de forma equivocada.

Por este motivo, é importante a obtenção de um sistema jurídico que consiga acompanhar o crescimento do seu escritório.

Quais são os cuidados necessários na hora de trocar a planilha em Excel pelo sistema jurídico?

Busque pelo software que melhor atendas suas necessidades

Um erro que acontece muito é a contratação, pelo escritório, de um sistema que atenda somente uma necessidade exclusiva, enquanto as outras atividades acabam sendo controladas por meio das planilhas. O correto é encontrar um software que atenda o escritório como um todo, substituindo todas as planilhas e oferecendo recursos mais automatizados e inovadores.

Ajude os colaboradores a desapegarem das planilhas por completo

Muitos escritórios adotam um sistema jurídico, mas não conseguem largar as planilhas por completo e continuam fazendo controles intermitentes entre os dois formatos. Isso pode resultar em uma mistura de dados que impossibilita a retirada de informações estratégicas ou a perda delas, aumentando o tempo de busca e prejudicando a produtividade.

É fundamental que toda equipe tenha consciência da necessidade de utilizar o sistema por completo, e é justamente por esse motivo que o escritório deve implementar o serviço que melhor atenda sua rotina. A capacitação dos funcionários também é de suma importância, pois nem todos possuem facilidade em se adequar às ferramentas que as novas tecnologias oferecem para o mercado.

Com a utilização de um sistema jurídico, o escritório fica informatizado com um software mais completo, que possibilita um maior controle dos dados, facilita a verificação das informações e garante transparência aos clientes e funcionários, além de economizar tempo nas execuções de tarefas. A escolha do melhor sistema deve ser realizada com tranquilidade, considerando as características primordiais para o crescimento do escritório.

Agora que você já entende mais sobre o assunto, entre em contato conosco e veja como podemos auxiliar no gerenciamento do seu negócio! Basta acessar nossa página.

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