Como fazer um planejamento estratégico para a gestão de um escritórios de advocacia?

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Para que um advogado empreendedor alcance seus objetivos, ele precisa ser um profissional com perfil tático. Isso significa que deve ser capaz de arquitetar um planejamento estratégico para escritórios de advocacia, saber aplicá-lo, monitorá-lo e medir seus resultados.

A simples boa vontade não é suficiente para conquistar o sucesso profissional. Há técnicas e metodologias específicas para que o plano seja alcançável e direcione o escritório para o destino desejado pelo jurista.

Adiante, descrevemos o conceito de planejamento estratégico e a sua real importância, dicas de como elaborá-lo da forma mais adequada e, por fim, os seus impactos em um escritório de advocacia. Confira.

O conceito de planejamento estratégico

Trata-se de um processo de desenvolvimento e manutenção do plano de ação, considerando as peculiaridades, os objetivos, as oportunidades, o cenário em que a organização se encontra, entre outros elementos. Existem três tipos de planejamento, que são direcionados a diferentes níveis hierárquicos da entidade, são eles:

  • estratégico: são as decisões de responsabilidade mais alta da administração, elas definem sua estrutura e direcionam o destino do escritório para o futuro. As ações são pensadas para longo prazo (5 a 10 anos);
  • tático: diz respeito ao nível departamental, construindo o ambiente adequado para a concretização dos objetivos. Suas ações são aplicadas a médio prazo (1 a 3 anos);
  • operacional: envolve o acompanhamento rotineiro, garantindo que as operações dos planos anteriores sejam executadas. Geralmente são a curto prazo (3 a 6 meses).

Estruturar o planejamento estratégico é relevante para que os escritórios de advocacia consigam se adaptar e continuar se desenvolvendo perante qualquer cenário econômico brasileiro. Entre os benefícios da utilização dessa ferramenta, podemos citar:

  • aumenta as chances de sucesso;
  • fornece prosperidade mesmo em cenários desvantajosos;
  • determina oportunidades;
  • mede sua performance;
  • identifica pontos a serem aprimorados;
  • aumenta o controle das operações.

Dicas de como elaborá-lo

A estruturação do planejamento estratégico envolve o uso de táticas que ajudam o advogado a entender seu mercado, suas próprias diretrizes, seus objetivos e como alcançá-los e medir seu desempenho. Entenda como montá-lo nos tópicos seguintes.

Defina diretrizes organizacionais

Essas diretrizes são próprias de cada organização e dão motivação para a equipe. Elas são as bases do escritório e vinculam todas as suas atividades, decisões, metas, interações com os clientes etc. São elas:

  • missão: propósito fundamental que levou à criação do escritório, ela deve ser clara e objetiva, por exemplo: “oferecer serviços jurídicos inovadores, eficazes e que satisfaçam as necessidades dos clientes”;
  • visão: representa o futuro desejado pela empresa, ela deve ser prática e visível, como: “ser o escritório referência na área de direito empresarial da região”;
  • valores: são os princípios e normas que ditarão o comportamento da equipe, por exemplo: “manter uma relação próxima, transparente e profissional com os sócios, colaboradores e clientes”.

Trace metas

Metas consistem nos resultados que o escritório almeja, elas servem como parâmetro para acompanhar o desenvolvimento da organização e não devem ser estipuladas com base em meras suposições. É importante que cada meta tenha as seguintes características:

  • mensuráveis: deve ser possível medir se foram alcançadas em sua totalidade ou em partes;
  • específicas: relacionadas a um setor ou vertente específica do escritório;
  • temporais: podem ser atingidas em um determinado tempo;
  • alcançáveis: podem ser alcançadas no plano real;
  • significado pessoal: devem fazer sentido para o escritório.

Alguns exemplos de metas são: “aumentar em 20% o número de clientes na vertente trabalhista em 12 meses” ou “reduzir os custos por cliente em 30% com aplicação de um software de gestão em até 6 meses”.

Faça o ciclo PDCA

Esse é um circuito de ações que estabelecem as etapas a serem seguidas para identificar problemas no escritório e solucioná-los. Com ele, é possível melhorar o controle das atividades e otimizá-las. PDCA significa:

  • plan (planejar): identificar o problema, analisar o fenômeno, sua interação no processo e criar um plano de ação;
  • do (executar): colocar o plano de ação em prática;
  • check (revisar): verificar os resultados obtidos com as alterações feitas;
  • action (ação): corrigir os problemas e padronizar o processo que foi aprimorado.

Execute a análise SWOT

Ela consiste no mapeamento das características do seu escritório para identificar e aproveitar as vantagens, como também para corrigir e superar as desvantagens. Auxilia no planejamento estratégico e é base para a tomada de decisões da organização.

A matriz SWOT, ou FOFA, em português, é excessivamente utilizada na administração de empresas, porém também é plenamente aplicável em escritórios de advocacia. Seus elementos constituintes são:

  • strenghts (forças): pontos fortes internos que consistem em vantagens sobre os concorrentes, como sócios dedicados;
  • opportunities (oportunidades): fatores externos que podem ser vantajosos, como uma mudança na legislação à favor da advocacia;
  • weaknesses (fraquezas): são desvantagens internas, como custos muito elevados para a manutenção do escritório;
  • threats (ameaças): elementos que criam um ambiente desfavorável, como uma crise econômica generalizada.

Percebe-se que há um diagnóstico bem completo do escritório, envolvendo seu ambiente interno (forças e fraquezas) e o seu ambiente externo (oportunidades e ameaças).

Escolha a ferramenta de gestão adequada

O planejamento estratégico é basicamente um aprimoramento da gestão interna do escritório, portanto, quaisquer meios que aprimorem a administração ajudarão você a ter sucesso.

As ferramentas consistem na utilização de softwares de gestão desenvolvidos especialmente para atender às necessidades dos escritórios de advocacia. Implementá-los é fundamental para a sobrevivência no mercado, pois seu uso garante as seguintes vantagens:

  • automatiza atividades burocráticas, como organização e envio de dados, permitindo maior dedicação às atividades primordiais do advogado;
  • permite acompanhamento em tempo real de prazos, compromissos, demandas, tarefas etc;
  • unifica acervo jurídico, como doutrinas, súmulas, jurisprudências, revistas etc., em uma única plataforma de fácil manejo;
  • disponibiliza um robusto sistema de segurança, evitando invasões de criminosos virtuais;
  • realiza backups (cópias de segurança) automáticos dos documentos e processos, evitando perda documental;
  • possibilita acesso ao acervo jurídico de qualquer localidade, bastando o acesso à internet;
  • gera relatórios sobre a produtividade do escritório.

Graças às suas funcionalidades, o advogado administrador pode estipular metas mais vantajosas e acompanhar em tempo real se elas estão sendo alcançadas.

Delegue tarefas e atribua responsáveis

É inviável que um advogado se dedique inteiramente à realização de todas as metas ou ao monitoramento do planejamento de todo o escritório. Trata-se de uma atividade estressante, cansativa e, dependendo do tamanho do estabelecimento, impossível de ser realizada por uma pessoa.

Para garantir o cumprimento de metas, tenha um responsável por cada uma delas. Quando uma pessoa se compromete com uma meta, serão concentrados mais esforços sobre ela, permitindo que o objetivo seja alcançado mais facilmente. Isso também impulsionará indiretamente o cumprimento de outros propósitos.

O impacto do planejamento estratégico para escritórios de advocacia

Atualmente os cursos jurídicos entregam aos seus acadêmicos conteúdos sobre direito material e não preparam o profissional para disputar um boa colocação no mercado e para elaborar planejamentos.

Ainda que a atividade da advocacia não deva ser mercantilizada, um escritório é uma entidade que necessita de um planejamento estratégico para aumentar sua produtividade, reduzir custos e elevar a qualidade de seus serviços.

O planejamento é aplicável para um advogado individual, pequena sociedade ou grande escritório. Juntamente com um software de gestão, o plano impacta toda a equipe, a produtividade e vários setores, como o de TI, marketing, treinamento etc.

A maioria dos profissionais do ramo jurídico negligenciam a elaboração de um planejamento estratégico para escritórios de advocacia. Porém, aqueles que o elaboram são capazes de conquistar o sucesso almejado e podem se tornar referência no mercado.

A inovação também alcançou os escritórios de advocacia! Entenda aqui o que significa advocacia disruptiva e como ela é vantajosa!

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