Como aumentar o controle de processos judiciais em seu escritório?

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No setor jurídico, para se manter confiável, é preciso ter o controle de processos judiciais. Caso contrário, podem haver prejuízos, como o atraso nos prazos de entregas, perda de informações importantes, inconsistência de dados, entre outros. Tudo isso devido à falta de organização que acarreta em uma imagem negativa do escritório de advocacia perante o mercado.

Recuperar a credibilidade após erros graves é muito difícil. Para evitar passar por essa situação, a adoção do controle de processos judiciais é fundamental — mantendo o seu escritório produtivo e eficiente. Isso se torna possível por meio da integração e alinhamento de todos os profissionais envolvidos nos processos com os padrões de trabalho desenvolvidos.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para aumentar o controle de processos judiciais no seu escritório jurídico. Boa leitura!

Adote um software jurídico

Um software jurídico pode proporcionar diversos benefícios para o controle de processos judiciais. Entre eles está a interface amigável e intuitiva, que facilita a utilização. As informações são centralizadas em um único banco de dados, o que evita redundância de informações e gargalos, como o preenchimento manual de planilhas para gerar relatórios e gráficos, por exemplo.

Além disso, um software jurídico pode criar backups em nuvem que também facilitam o acesso por meio de dispositivos móveis em qualquer lugar que tenha acesso à internet. O monitoramento da produtividade e geração de documentos de maneira rápida e prática são características que facilitam todo o processo de controle de processos judiciais.

Afinal, substituir tarefas corriqueiras executadas manualmente por módulos automáticos diminui a incidência de erros facilita a identificação de desvios durante o fluxo de trabalho no escritório de advocacia. Dessa forma, a adoção de um software jurídico é um passo essencial para melhorar a gestão dos negócios.

Padronize as informações

A padronização de informações é parte importante do controle de processos jurídicos, auxiliando no trabalho de todos os envolvidos. Por exemplo, a segmentação de determinadas informações de acordo com as suas características evita duplicidades e excessos de burocracia. Elas devem ser disponibilizadas de maneira clara e organizada para facilitar seu processamento e análise.

Essa padronização pode consistir na determinação de categorias como:

  • pessoa jurídica;

  • pessoa física;

  • processos pessoais;

  • tipos de processos;

  • áreas do direito;

  • prazos.

Todas essas medidas permitem o fácil acesso e avaliação dos dados, produzindo, assim, um maior nível de eficiência por meio da uniformização das informações. Isso é muito importante na construção de um controle e engajamento de toda a equipe envolvida com as atividades processuais do escritório.

Crie rotinas para o controle

Na área jurídica, prazos são frequentes e característicos do andamento dos diversos casos. Sendo assim, uma rotina de controle deve ser criada para organizar o tempo empregado na gestão dos processos, na revisão de publicações e na organização de datas e horários. Isso é fundamental para que você tenha um estabelecimento de rotinas para se dedicar a tarefas específicas sem interrupções.

Ter horários previstos para iniciar e terminar tarefas evita a procrastinação e o acúmulo de atividades que acabam sendo tratadas simultaneamente, gerando sobrecarga e desorganização.

É claro que não é possível prever tudo, mas com base no tipo de atividade exercida, você pode estabelecer uma estimativa de durações de tempo. Com isso, o controle de processos jurídicos se torna mais claro e produtivo.

Controle os processos dentro do fluxo de trabalho

Mesmo que determinadas demandas não estejam diretamente sob sua responsabilidade, é importante que você faça um acompanhamento, para garantir um controle de processos judiciais mais efetivo. Examine se todas as informações estão centralizadas no sistema informatizado. A partir disso, por meio de reuniões com a equipe antes do expediente, você pode detalhar procedimentos e colher feedbacks das necessidades dentro de cada processo.

Isso se dá sem, necessariamente, centralizar todo o controle ao gestor responsável pelo escritório de advocacia. Uma liderança que tem a percepção das qualidades e da distribuição estratégica dos profissionais que integram o quadro de colaboradores consegue ter um controle do andamento do fluxo de trabalho sem interferir diretamente com frequência nas rotinas. Isso gera confiança e equilíbrio.

Delegue as tarefas

Como dito anteriormente, não se deve centralizar tudo em um único advogado. Delegar tarefas faz toda a diferença! O ideal é que ao chegar ao seu conhecimento um novo andamento processual, sejam definidos os responsáveis por essas atividades, antes de dar o próximo passo. Dessa forma, há a diminuição do risco de ser surpreendido quanto ao vencimento de prazos.

Além do mais, saber com antecedência o que deve ser feito e direcionar aos membros da equipe de acordo com a disponibilidade e habilidade de cada um, produz um equilíbrio e um ambiente mais tranquilo para a tomada de decisão. Sistemas jurídicos permitem que você delegue tarefas assim que as recebe, mediante a notificação do próprio módulo do software.

Não se esqueça do atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente dentro do setor jurídico vai muito além de uma recepção padronizada quando visitam o seu escritório. Embora isso seja importante, é preciso reservar um tempo para dar retorno aos clientes sobre os andamentos dos casos, deixando-os atualizados sobre esses processos, ou até mesmo esclarecer as causas de estarem parados por algum tempo.

Isso é um diferencial muito importante para que o profissional seja lembrado e indicado para outras pessoas pelo cliente. Esse contato pode ser feito por e-mail, telefone, fax, SMS, etc. Agindo dessa maneira, você garante um diferencial competitivo e fideliza a sua carteira de clientes mediante a divulgação de informações relacionadas a cada um deles.

Com isso, você pôde reparar que a melhor forma de aplicar todas essas práticas de controle de processos judiciais é por meio de softwares de gestão de qualidade. A tecnologia é uma importante aliada para se obter resultados consistentes e a otimização organizacional dentro do negócio. Por isso, coloque em perspectiva todos os processos dentro do fluxo de trabalho e reestruture todos os pontos falhos.

E então, gostou desse artigo? Agora que você sabe como aumentar o controle de processos judiciais, veja como fazer um planejamento estratégico para a gestão de um escritório de advocacia!

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