Como aumentar a eficiência na prestação de serviços jurídicos?

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A advocacia é um trabalho fundamental para a defesa de direitos, sejam de pessoas físicas ou jurídicas, e para a preservação da natureza e da sociedade em uma visão ampla. Entretanto, a manutenção da justiça também depende da eficiência na prestação de serviços jurídicos.

Se você deseja o aumento de sua receita, o crescimento do seu escritório e facilitação do trabalho simultaneamente, continue a leitura da presente publicação. Nela relatamos a relevância da eficiência na advocacia e as táticas mais eficazes para aprimorar a gestão e, assim, atingir esses objetivos.

A importância da eficiência na prestação de serviços jurídicos

O aumento da eficiência consiste na otimização dos processos. Isso significa que as atividades serão realizadas de forma mais rápida e fácil, deixando mais tempo livre para que o profissional concentre seus esforços no atendimento ao cliente e na conquista de novos.

Outra importância consiste no fato de que um serviço eficiente transmite profissionalismo e credibilidade aos clientes, melhorando a sua imagem perante o mercado.

Dessa forma é possível fornecer serviços com preços mais acessíveis ou poupar capital para investir em projetos — como aquisição de novas ferramentas, contratação de novos secretários e estagiários, ampliação de setores como o de marketing, entre outras contribuições para o desenvolvimento do escritório.

De acordo com o Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil e publicado pelo Consultor Jurídico, nosso país já ultrapassou o montante de um milhão de advogados. Portanto, trata-se de um mercado concorrido, no qual a otimização de processos é essencial para garantir seu lugar perante a concorrência.

Táticas para otimizar os processos

Eficiência não é sinônimo de prestação apressada — há técnicas específicas que permitem, ao mesmo tempo, o aumento da velocidade e da qualidade do serviço. Essas estratégias, a seguir contextualizadas, consistem na modernização do escritório e aprimoramento da gestão em diversos aspectos.

Realize uma boa gestão contábil

A atuação de uma contabilidade especializada inclui registro de todas as movimentações financeiras, despesas, cumprimento de obrigações tributárias principais e acessórias, emissão de documentos fiscais, entre outros aspectos relacionados às finanças.

Os contadores também identificarão e eliminarão despesas desnecessárias, otimizarão seus processos, reduzirão burocracias, entre outras atividades afins. Tais serviços permitem que o advogado se concentre nas suas atividades-fim, maximizando a produtividade.

Utilize a tecnologia

A tecnologia já está sendo aplicada no direito com a obrigatoriedade do Peticionamento Eletrônico. Porém há várias inovações que podem ser aplicadas de forma benéfica a um escritório de advocacia. As principais são:

  • documentos digitais: substituição dos papéis físicos por arquivos virtuais, garantindo segurança, fácil acesso e melhor organização;
  • software de gestão jurídica: atendem a todas as necessidades dos advogados, realizando backups automaticamente, controlando os resultados, prazos, atendimentos, emissão de boletos, contatos, processos, entre outras aplicações.
  • acervo jurídico digital: reúne todo conteúdo jurídico necessário em uma única plataforma de fácil acesso e constante atualização, como doutrinas relevantes, leis, enunciados, jurisprudências, súmulas etc.;
  • entre outras inovações.

Esses programas automatizam ou tornam mais rápidas várias atividades puramente burocráticas, aumentando a eficiência na prestação dos serviços.

Além disso, conforme o escritório se desenvolve, há um constante aumento de clientes, processos, diligências, peças, consultas, entre outros elementos, tornando inviável o controle manual das atividades. A tecnologia é imprescindível para aumentar a capacidade de trabalho do profissional jurídico.

Faça um bom controle do tempo

Não acumule lazer com trabalho (levando trabalho para casa) ou faça várias tarefas simultâneas — tenha em mente que cada atividade do escritório deve ser executada em seu próprio tempo.

Para isso, elabore uma rotina com tarefas específicas para cada dia e hora. Além de economizar seu tempo, você conseguirá garantir a qualidade nas atividades, pois cada uma delas terá sua total atenção.

Dê atenção às pausas

À primeira vista, pausas para descanso podem não parecer boas ações para manter a produtividade. Entretanto, o dia a dia de um escritório pode ser muito intenso e bastante estressante para o profissional.

Devido ao estresse, o rendimento do advogado cairá rigorosamente. Por essa razão, é importante realizar pausas a cada tarefa estressante. Essa é outra dica que auxilia tanto na eficiência quanto na qualidade do serviço.

Fragmente seu trabalho

A fragmentação do trabalho consiste na divisão e delegação de tarefas. Se o seu escritório tem estagiários, o advogado pode distribuir atividades que requerem menos conhecimento jurídico, como acompanhamento de prazos, de etapas processuais e realização de diligências.

Para os estagiários mais experientes e advogados juniores, é viável transferir a elaboração de peças processuais aos mesmos, deixando apenas o trabalho de revisão para os advogados mais experientes.

Também é viável selecionar profissionais jurídicos para realização de atendimento ao cliente, outros para comparecer às audiências ou dividir processos entre eles.

Recomenda-se a contratação de profissionais de outros ramos para realizar gestões específicas, como contadores para a gestão contábil, agência especializada para o setor de marketing jurídico etc. Dessa forma, os serviços em todas essas áreas serão prestados com excelência.

Faça atendimento virtual

Muitos advogados acreditam que somente o atendimento pessoal pode funcionar na advocacia, pois transmite confiança e credibilidade. Esse é um erro grande, pois o atendimento virtual fornece mais benefícios do que muitos acreditam.

Trata-se de uma tecnologia que amplia os canais de comunicação com o cliente, como e-mail, chat da plataforma de gestão implementada, WhatsApp profissional (versão business), videoconferência por Skype entre outras. Entre as vantagens estão:

  • redução dos custos de deslocamento tanto para o escritório quanto para o cliente na realização de reuniões;
  • eliminação de desencontros, pois as perguntas e respostas podem ser enviadas de qualquer lugar e hora do dia;
  • aumento da eficiência no atendimento, pois ele será mais rápido e sem interrupções.

O advogado também pode revisar o atendimento relendo o texto, se foi por mensagens, ou assistindo novamente ao vídeo, se for por videoconferência gravada, para investigar melhor o caso do cliente.

Aprimore seu poder de persuasão e comunicação interpessoal

A persuasão é uma das habilidades mais importantes para um profissional do direito, principalmente no momento em que ele precisa acordos amigáveis, realiza sustentações orais, palestras, audiências entre outros tipos de interações com os seus clientes, partes contrárias ou outros operadores da justiça.

Aprimorar seu poder de persuasão e comunicação interpessoal, inclusive investir no estudo da linguagem corporal, poderá reduzir o tempo necessário para firmar acordos, como também maximizar seus resultados positivos.

Fortaleça a cultura da inovação

Não basta que somente você se dedique para aumentar a eficiência dos serviços, pois não se trabalha sozinho no escritório: os resultados dependem também do comportamento do restante da equipe.

Marque uma reunião com todo o pessoal, conscientize-os da necessidade da eficiência para o desenvolvimento profissional, evidencie as táticas de como otimizar os processos e explique os benefícios da tecnologia.

Ao fortalecer a cultura da inovação, todos agirão de forma conjunta em busca de um mesmo objetivo, garantindo o alcance de metas e potencializando o desenvolvimento do negócio.

Percebe-se que a busca da eficiência na prestação de serviços jurídicos não apenas reduz o tempo necessário para cada tarefa, como também aumenta a qualidade do serviço e melhora a sua qualidade de vida, pois reduz o estresse de sua rotina.

Saiba ainda mais sobre o assunto. Acesse nosso artigo para saber detalhadamente como otimizar o tempo no escritório e melhorar o desempenho!

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