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Tudo o que você precisa saber sobre contabilidade na nuvem

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A transformação digital na contabilidade é algo evidente e não se pode mais fugir dela. O grande fluxo de trabalho e responsabilidades relacionadas à equipe do escritório contábil acaba diminuindo o tempo disponível para a gestão do negócio.

Uma das principais características é a busca pela diminuição de burocracia que gera gargalos e que atrapalha a execução das atividades e a qualidade das entregas, pois a contabilidade requer muitas atividades manuais.

Com a chegada da tecnologia, diversas ferramentas e sistemas se apresentam como uma excelente opção. Dentro desse cenário, a contabilidade em nuvem vem sendo cada vez mais aderida por gestores contábeis.

Pensando nisso, mostraremos, neste artigo, tudo o que você precisa conhecer sobre a contabilidade na nuvem. Confira!

O que é um sistema na nuvem?

A computação em nuvem é um modelo de fornecimento de acesso conveniente à rede em um modo por demanda para um conjunto coletivamente usado de recursos de computação personalizados. Por exemplo, redes, servidores, data warehouses, aplicativos e/ou serviços que um usuário pode usar rapidamente para suas tarefas.

Uma empresa que utiliza essa tecnologia visa liberar e minimizar o número de interações com o provedor de serviços ou com seus próprios esforços de gerenciamento, como gastos com uma infraestrutura de servidor própria, por exemplo. Esse modelo tem o objetivo de aumentar a disponibilidade de recursos de computação e combina 5 características principais.

1. Autosserviço sob demanda

Um consumidor, quando precisa, pode usar recursos de computação de forma independente, como tempo de servidor ou armazenamento de dados de rede automaticamente, sem interações com a equipe do provedor de serviços.

2. Alta disponibilidade por meio da internet

Diversas oportunidades estão disponíveis na rede. Mediante isso, sistemas em nuvem têm mecanismos padrão como base, o que garante o uso de plataformas de clientes diferentes e espessas, por exemplo, telefones celulares, notebooks, tablets etc.

3. Agrupamento de recursos

Essa característica consiste no fornecedor que agrupa seus recursos de computação para atender a um grande número de consumidores usando o princípio de vários arrendamentos (multilocação). Vários recursos físicos e virtuais são distribuídos dinamicamente e redistribuídos de acordo com as necessidades do usuário.

4. Capacidade de adaptação rápida

Os recursos computacionais podem ser reservados com rapidez e flexibilidade (geralmente, de forma automática) para dimensionamento operacional para as tarefas do usuário e também liberados rapidamente. Do ponto de vista do consumidor, as opções disponíveis parecem ilimitadas por poderem ser compradas em qualquer quantidade e a qualquer momento.

5. Serviço mensurável

Os sistemas em nuvem monitoram e otimizam automaticamente a utilização de recursos por meio da medição de alguns parâmetros abstratos. Os critérios variam dependendo do tipo de serviço. Por exemplo, eles podem ser: tamanho do armazenamento de dados, potência computacional, taxa de transferência e/ou o número de registros de usuários ativos.

O uso de recursos é monitorado e relatórios são gerados. Assim, tanto o fornecedor quanto o consumidor recebem informações transparentes sobre o volume de serviços prestados e consumidos. Isso permite maior clareza e objetividade.

Como funciona um sistema na nuvem?

O sistema na nuvem, sem dúvidas, é uma das direções mais importantes do desenvolvimento de escritórios de contabilidade mais dinâmicos e seguros. O seu funcionamento se dá por meio de servidores distribuídos pelo fornecedor, em que todos os dados são armazenados de forma segura.

Uma das vantagens básicas indiscutíveis dos sistemas de computação em nuvem é a sua natureza flexível, que permite modificações dinâmicas fáceis ou escalonamento de serviços, dependendo das necessidades atuais do usuário. Ou seja, o sistema em nuvem oferece soluções adequadas, caso o usuário precise de maior capacidade de armazenamento ou módulos específicos, por exemplo.

Independentemente dos serviços fornecidos, os sistemas em nuvem podem ser divididos em 3 categorias gerais:

1. Nuvem privada

Atualmente, as nuvens privadas são usadas, principalmente, em grandes empresas e nas organizações sujeitas a regulamentações particularmente rigorosas e exigentes que, nesse caso, são praticamente a única opção.

Uma solução de nuvem privada significa um investimento em seu próprio sistema de TI, ou seja, uma despesa semelhante aos custos de criação de um Data Center clássico ou de um aluguel de infraestrutura externa isolada, adequadamente protegida.

O usuário ganha a capacidade de combinar facilmente o desempenho do aplicativo com cargas variáveis, bem como a implantação rápida de novos softwares ou serviços. Uma das possibilidades para reduzir os custos de tal sistema na versão de serviços externos são nuvens compartilhadas privadas (nuvem comunitária).

Nesse caso, várias empresas com requisitos comparáveis para as funções e segurança do sistema utilizam pools — acordo temporário entre duas ou mais organizações para a realização de determinado projeto — isolados de recursos de configuração similar. Isso permite reduzir os custos beneficiando com economias de escala.

Nuvem pública

A nuvem pública é uma boa opção e, geralmente, muito mais barata se os regulamentos legais não impuserem quaisquer requisitos especiais à empresa. O lançamento rápido de serviços é importante para o desenvolvimento de negócios e, ao mesmo tempo, não há necessidade de integração com as funções de outros departamentos da empresa.

Quase imediatamente após o registro no portal do provedor de serviços e o pagamento das taxas apropriadas, a empresa pode obter acesso ao poder de computação necessário, à memória em massa e a outros serviços.

Nuvem híbrida

No caso das nuvens híbridas, elas combinam funções de nuvem privada e pública em um único sistema. Essa solução tem se tornado cada vez mais popular. Elas permitem o lançamento de aplicativos no sistema privado e, durante aumentos periódicos e de alta carga, o suporte do sistema é feito por meio da nuvem pública.

Outra solução híbrida é a implementação de um sistema no qual o manuseio do mais importante, crítico ou exigente nível de segurança de aplicativos é realizado pela nuvem privada e outros, menos importantes, pela pública.

Por que adotar a contabilidade na nuvem?

A tecnologia tem ciclos cada vez mais curtos. Isso significa que surgem avanços no mercado, ou seja, fatores que mudam as regras do jogo. Aqueles que primeiro notam e implementam terão um ponto de partida melhor. Os dispositivos eletrônicos modernos geram cada vez mais informações, e eles só acompanham o desenvolvimento de novas tecnologias, como a Internet das Coisas, por exemplo.

Atualmente, o volume de dados gerados no mundo se torna difícil de imaginar e o aumento é progressivo. Nesse contexto, a contabilidade não fica de fora. Para se manter ativo no mercado e aumentar sua base de clientes é necessário inovar aderindo as melhores tecnologia e práticas de gestão.

No setor contábil existem inúmeras informações que são geradas como tabelas de dados, documentos, registros, busca de arquivos etc. Logo, dispor de um sistema que forneça a segurança e a otimização dos processos por meio da automação de tarefas é fundamental.

Embora exista uma certa resistência à mudança, a tecnologia é o melhor meio de melhorar o fluxo de trabalho e reestruturar as estratégias de negócio como expansão e oferta de novos serviços dentro da área. A contabilidade na nuvem aumenta o potencial estratégico e tático, pois há uma diminuição drástica da burocracia em atividades rotineiras.

Quais os benefícios da contabilidade na nuvem?

Os benefícios do uso da computação em nuvem podem ser considerados de várias perspectivas. Se a empresa deseja reduzir os custos de manutenção da infraestrutura técnica ou não conseguir arcar com o desenvolvimento de recursos de hardware e precisa de poder de computação, a nuvem é uma solução muito eficaz.

Ao decidir sobre a contabilidade na nuvem, renunciamos à obrigação de comprar software, servidores caros ou sistemas de armazenamento de dados, por isso, não precisamos investir na manutenção de toda a infraestrutura. No entanto, não apenas o aspecto financeiro é importante.

Não sem relevância é o fato de que, ao utilizar a infraestrutura do provedor, o cliente também tem acesso ao conhecimento dos engenheiros do prestador de serviço que cuidam da plataforma e garantem que o usuário tenha acesso ininterrupto a ela. Também vale ressaltar que as empresas que usam um sistema em nuvem podem adaptar livremente a quantidade de recursos usados ​​para atender às necessidades atuais.

As principais vantagens da contabilidade em nuvem são:

Maior segurança dos dados

Manter os dados dos clientes na nuvem proporciona maior segurança ao contador, evitando a perda de informações por motivos de falha no equipamento utilizado ou do servidor interno. Outro fator é a possibilidade de restringir o acesso por níveis de permissões, de acordo com a necessidade e responsabilidade de cada colaborador.

A segurança de dados na contabilidade na nuvem também se dá pelas cópias de restauração feitas automaticamente pelo provedor de serviço. Assim, em caso de falha de algum servidor, haverão cópias que permitem o acesso à informação.

Otimização da produtividade

É evidente que a contabilidade na nuvem veio para otimizar a vida dos contadores. Por meio dela, todos os dados e informações passam a ser facilmente acessados e geridos. É possível eliminar todo o grande volume de papéis das rotinas diárias que acabam gerando perda de tempo com buscas em arquivos físicos e atrasos nas entregas de relatórios e declarações.

Com a troca rápida de informações e o auxílio da interface de acesso ao serviço de contabilidade na nuvem, o contador pode fazer buscas rápidas aos arquivos que ele deseja naquele momento. Assim, toda a equipe contábil do escritório tem um aumento na produtividade e, consequentemente, maior controle de atividades.

Redução de custos

A busca por aumentar a lucratividade é almejada por todo gestor. A contabilidade na nuvem elimina os gastos com manutenção de rede e servidores locais. Além do mais, você consegue centralizar serviços como backups e atualização de software. Essa redução de custos permite uma economia significativa que pode ser investida em ações estratégicas como fidelizar clientes, por exemplo.

No curto e longo prazo, a contabilidade na nuvem também auxilia na capacidade analítica de dados, avaliação e comparação de cenários. Isso reflete positivamente na tomada de decisão referente aos tipos de investimentos que podem trazer retorno como aplicar recursos em serviços personalizados aos clientes.

Maior mobilidade para o setor

Todos os acessos armazenado em nuvem podem ser acessados por diversos dispositivos móveis como tablets, smartphones e notebooks. Logo, independentemente do local onde o gestor se encontra, ele pode ter acesso a todas as informações e também enviar arquivos aos clientes. Essa mobilidade facilita no relacionamento com o público com a melhor comunicação entre a equipe.

Redução do espaço físico

O espaço físico em escritórios costuma ser, muitas vezes, ocupados em sua maior parte por arquivos físicos e de infraestrutura. Além de ocasionar dificuldades na organização do local, os riscos de danos com incidentes como incêndios dado por superaquecimento do sistema, por exemplo, é muito maior e pode colocar tudo a perder.

Por isso, a contabilidade na nuvem é a forma mais eficaz para reduzir o espaço físico empregado para armazenar documentos e equipamentos. Essa migração para a nuvem otimiza a distribuição dentro do empreendimento e diminui os riscos de perdas de ativos importantes para a continuidade da prestação de serviço do escritório contábil.

Maior flexibilidade

O uso da contabilidade na nuvem traz uma grande vantagem que é a flexibilidade. A gestão de processos se torna menos complexa, pois os arquivos do escritório são facilmente acessados por meio de login no sistema e os profissionais não dependem, necessariamente, de estarem no ambiente de trabalho para terem acesso ao sistema.

Como implementar um sistema em nuvem no escritório contábil?

A implementação de um sistema em nuvem em evolução e em todos os seus elementos pode ser facilitada por uma estratégia baseada nas necessidades atuais e nos requisitos de negócios. A ideia primordial durante o planejamento deve ser aumentar o valor da empresa.

O objetivo principal, por outro lado, é otimizar processos e reduzir os custos e encontrar um campo pelo qual a implementação dos serviços em nuvem traga lucros. A melhor forma é começar com pequenos passos.

Fazer a migração para a contabilidade na nuvem pode ser uma tarefa um pouco complexa. Uma metodologia clara é necessária para que esse processo possa avaliar o ambiente e como os dados podem ser transferidos para a nuvem.

Faça o inventário de todos os aplicativos

Quantos aplicativos são utilizados no seu escritório contábil? Você precisa listar todos eles, incluindo aqueles que estão disponíveis para compra e programas personalizados. Quanto maior for a unificação já existente no seu negócio, mais simples será, pois você terá apenas uma única base de dados para ser migrada ao sistema de contabilidade na nuvem.

Determine se o aplicativo é básico ou contextual

O gestor contábil deve fazer com que esse mapa de aplicativos seja um grande suporte no processo de mover a infraestrutura para a nuvem. Se o aplicativo suportar os principais processos de negócios, você poderá categorizá-lo como o principal. Caso contrário, como contextual.

A aplicação básica é aquela que afeta o sucesso no mercado-alvo. Ele fornece inovação e diversificação, permite superar a concorrência, como um sistema exclusivo de atendimento ao cliente, por exemplo. Um aplicativo contextual é aquele que não afeta na competitividade entre empresas e não excede os padrões aceitos, por exemplo, backup e arquivamento de dados do sistema.

Identifique o estágio do ciclo de vida de cada aplicativo

É preciso saber se o aplicativo será atualizado nos próximos 12 meses devido ao hardware ou ao software. O tempo típico de depreciação para ativos fixos é de cerca de 3 a 5 anos, portanto, os programas a serem atualizados são bons candidatos para serem transferidos para a nuvem.

O resultado deste projeto será uma lista de todos os aplicativos, juntamente aos termos de sua atualização ou desativação. As fases típicas do ciclo de vida da aplicação podem ser divididas da seguinte forma: planejamento, aquisição, implementação, gerenciamento e descarte. Ao criar uma lista, você deve se concentrar nos aplicativos que estão em fase de gestão ou exclusão.

Realize análise técnica

Para cada aplicação da lista, o nível de personalização, a quantidade de direitos de propriedade intelectual, o grau de integração, se o aplicativo requer uma conexão de rede e requisitos de segurança devem ser avaliados. O resultado dessa etapa deve ser um documento abrangente que contenha uma avaliação das capacidades técnicas para transferir o trabalho para o sistema de contabilidade na nuvem.

Avalie a despesa de manutenção da empresa

Nessa fase, é necessário comparar os custos de manutenção da infraestrutura tradicional com a operação dos serviços na nuvem. Você precisa garantir que sejam incluídos custos diretos, como pessoal, manutenção do Data Center, despesas de aluguel, preservação do espaço físico, refrigeração, energia, custos de software e suporte.

A análise financeira também deve levar em conta a comparação dos custos de investimento com os valores de pagamento dos serviços na nuvem. Isso é importante porque essas não são quantias pequenas nem mudanças sutis. Portanto, você deve consultar a equipe financeira para que essa operação seja consistente e alinhada com a estratégia da empresa.

Toda essa análise visa mostrar a justificativa financeira e os prós e contras da transferência de aplicativos utilizados no escritório contábil para a nuvem. No caso da contabilidade na nuvem, não falamos mais sobre o custo total de propriedade, mas sobre o gasto total da operação. Ou seja, o valor que será investido pelo serviço de um fornecedor que oferece esse suporte descentralizado.

Faça avaliação de custos

Esse é um passo importante porque neste momento a empresa deve estar pronta para determinar se reduzindo as despesas com soluções em nuvem ajudará a otimizar os custos (por exemplo, pagando apenas por recursos reais) ou se podemos aumentar as receitas por meio da contabilidade na nuvem como espaços de memória ilimitados, por exemplo.

É bom lembrar que a meta de transferir a infraestrutura para a nuvem não é apenas reduzir o fardo financeiro, mas também criar valor na organização. Por exemplo, se você muda a maneira de arquivamento, com o backup tradicional na nuvem, não há só diminuição dos custos de ter um software dedicado ou do pagamento dos funcionários envolvidos no processo, mas também desbloqueio de dados mais dinâmico.

Pois, assim, o acesso a eles pode ser usado posteriormente para fins comerciais. Esses dados inativos podem ser empregados ​​para quaisquer análises, testes e em muitos outros casos.

Busque cooperação com novos parceiros de tecnologia

Depois de passar pelas etapas acima, será muito mais fácil criar uma estratégia razoável com base nas necessidades de negócios para iniciar a cooperação com novos parceiros de tecnologia para implementar a contabilidade na nuvem. Também vale acrescentar que, o mundo está migrando para uma transferência quase total para uma nuvem pública, privada ou híbrida.

O uso do poder de computação externo e a utilização de apenas recursos realmente necessários trazem não apenas economia, mas também um impacto positivo no ambiente de trabalho. Aspectos do funcionamento da tecnologia em nuvem pública têm sido apreciados por diversos segmentos.

Assim, novos fornecedores e parceiros de negócios tendem a surgir pelo esforço na padronização desse segmento de mercado e na criação de programas destinados a encorajar empresas a migrar para soluções baseadas em nuvem.

Como escolher o melhor sistema na nuvem para contadores?

Para escolher um bom sistema de contabilidade na nuvem, você precisa identificar quais são as necessidades do seu modelo de negócio. Esse é o primeiro passo que servirá como base para escolher os planos e serviços que atendam da melhor forma suas demandas. Há diversos módulos e opções diferenciados que agregam a determinados tipos de serviços.

Além do mais, o sistema a ser adquirido precisa ser confiável. Afinal, ninguém deseja contratar um serviço que não atende ao que se propõe. É preciso conhecer os fornecedores e buscar os que sejam consolidados no mercado. Para isso, busque indicações de colegas profissionais e veja as avaliações dos consumidores.

Um sistema de contabilidade na nuvem ideal deve manter um alto padrão de funcionamento, oferecer suporte técnico eficiente e soluções simples e descomplicadas de se utilizar. Assim, todos os profissionais do escritório contábil terão fácil adaptação quanto ao seu uso.

Assim, investir na contabilidade na nuvem agrega valor ao negócio, otimiza todos os processos e possibilita aumentar a produtividade. A atuação em tempo real é imprescindível para transmitir segurança, confiabilidade na prestação de serviços ao cliente e aumentar a competitividade no mercado.

E então, gostou? Agora que você conhece as vantagens e aplicações da contabilidade na nuvem, assine nossa newsletter e fique por dentro de muito mais!

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