O guia completo para escolher o melhor sistema contábil

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Com o avanço da tecnologia, diversas vantagens e facilidades vêm sendo oferecidas para todas as áreas e, com isso, a execução das tarefas consideradas burocráticas se tornou muito mais simples, principalmente com a implementação de um sistema contábil adequado e eficiente.

Adotar um software de gestão para contabilidade é, sem dúvida, uma ótima maneira de ganhar em eficácia, pois torna todos os processos de um escritório mais seguros, ágeis e práticos. Além disso, os tributos são verificados de forma automática e as normas fiscais, contábeis e tributárias são atualizadas periodicamente.

Um sistema de gestão contábil é de grande utilidade, mas, com tantas opções disponíveis no mercado, fica difícil escolher a mais adequada para o seu negócio. Por esse motivo, separamos neste texto algumas dicas que podem te auxiliar no momento dessa escolha. Confira!

Por que usar um sistema de contabilidade?

Um contador precisa ter um bom controle financeiro e que os processos estejam sempre organizados. Afinal, cuidar da gestão é algo imprescindível para o êxito de qualquer negócio. Nesse contexto, uma alternativa é um bom sistema de gestão contábil. Quanto mais completo esse sistema for, mais utilidade ele terá, tornando a sua rotina mais descomplicada. Inclusive, essa é uma das dicas para decidir qual é o software que auxiliará na administração do escritório.

Acontece que, como o mercado teve muitos avanços e inovações, a contabilidade teve que seguir essas mudanças. Os clientes mudaram, já que hoje têm outras necessidades, modificando as atividades e a maneira como elas são desempenhadas. Consequentemente, a concorrência também mudou, sendo preciso se adequar às novas demandas.

Nesse contexto, um sistema contábil não é mais uma ostentação. Se antigamente a tecnologia era vista assim, hoje ela se trata de uma necessidade, especialmente para deixar o seu dia a dia mais produtivo.

Por exemplo, quando a verificação dos dados contábeis do cliente, análises e cálculos são feitos de forma manual, o tempo gasto com essas tarefas influencia negativamente o desempenho do escritório. Inclusive, se o contador não conta com o apoio de uma equipe bem grande, não conseguirá dar conta de todo o trabalho e ainda captar novos clientes,

Isso sem falar na possibilidade de não conseguir atender bem os clientes e empresas que já contrataram o serviço. Aliás, é importante não confundir ser agradável com ser eficiente. Tratar o cliente com cordialidade é o básico, por isso, é preciso ir além e melhorar a capacidade da empresa a partir desse relacionamento.

Quais são as vantagens de um sistema contábil?

Hoje, é praticamente incabível que um escritório de contabilidade não usufrua de um sistema contábil para executar suas atividades. Veja abaixo algumas vantagens de fazer esse investimento.

Integração com outras áreas de trabalho

Muitas empresas usam diversas ferramentas para gerenciar suas rotinas administrativas, financeiras e contábeis, além de estoque, gestão de pessoas, entre outros. Algumas são desenvolvidas somente para atender às suas particularidades. Entretanto, todos esses instrumentos diferentes geram muita complexidade e influenciam negativamente a administração do tempo e do negócio.

Por isso, é primordial usufruir de um software que possa integrar outras ferramentas como as planilhas em Excel, sistemas ERP etc. Dessa forma, todos os procedimentos e dados da empresa são agrupados em uma plataforma única, possibilitando que os gestores avaliem de forma correta cada tarefa que se encontra em andamento.

A ausência de um sistema contábil integrado e organizado provoca atrasos no cumprimento das tarefas e nas tomadas de decisões. Além disso, ocorre o crescimento das falhas operacionais.

Organização e segurança das informações

Um sistema de gestão proporciona a organização das rotinas, oferecendo mais rapidez e facilidade. A contabilidade é um vasto sistema de informações financeiras e econômicas e, por esse motivo, os dados precisam ser exibidos com lisura, já que são eles que direcionam e ajudam os gestores.

Ordenar e fornecer o acesso com segurança da informação em escritório contábil também é uma característica essencial. Um escritório não pode ter empecilhos no momento de apresentar esses dados, seja por falta de compatibilidade de sistema, seja ainda por ausência de um. Caso isso ocorra, é preciso promover mudanças para a exposição dos serviços.

Associados a um sistema contábil eficaz, os serviços realizados pelos escritórios de contabilidade auxiliam no sucesso dos clientes e do estabelecimento, o que também contribui para aumentar o prestígio do escritório.

Diminuição dos custos e aumento da produtividade

A implantação de um sistema contábil reduz de forma significativa os gastos com atividades internas, capacitação, retrabalhos e burocracias. Isso tudo por meio da otimização dos processos, o que gera economia de tempo e possibilita à empresa investir no relacionamento com seus clientes.

O aumento da produtividade se deve ao fato de se oferecer mais simplicidade e eficácia nas operações, ou seja, maior agilidade no cumprimento das tarefas, extinguindo os processos manuais por intermédio de uma interface simples, que favorece a experiência do usuário. Isso facilita o dia a dia de toda equipe e colabora para somar valores aos serviços prestados.

Colaboração para um gerenciamento estratégico

É bem difícil identificar as falhas e os motivos dos principais problemas quando o escritório tem um vasto banco de dados, e isso atrapalha a solução de problemas e as tomadas de decisões. Um sistema contábil efetivo fornece relatórios e indicadores das atividades mais importantes do escritório, assim como realiza o monitoramento automático.

Com essas informações organizadas, claras e de fácil acesso, é possível ajudar de forma direta o gestor a identificar as causas dos problemas e corrigi-las rapidamente. Também é possível estabelecer quais setores precisam de maiores investimentos, tornando mais simples a elaboração de um planejamento financeiro eficaz, bem como a criação de estratégias para o aumento da lucratividade.

Aprimoramento dos processos e controles

Um sistema de gestão apropriado engloba todos os processos e controles, ordenando os trabalhos de todos os setores na busca dos resultados almejados. Essa união entre os departamentos faz toda diferença para esquematizar, entender e realizar o planejamento definido conforme o objetivo do escritório. Sem um sistema que reúna de forma integrada as funções desempenhadas e disponibilize todos os dados necessários, alcançar as metas se torna uma tarefa bastante complicada.

Além disso, os profissionais especializados precisam de ferramentas adequadas e integradas para que se sintam engajados e, então, executem suas tarefas com qualidade e competência.

Por que manter os dados na nuvem?

Os dados arquivados na nuvem ficam armazenados em vários servidores. Geralmente, são separados em arquivos menores a serem repartidos pelos servidores remotos, para melhorar a segurança. Dessa forma, se qualquer hacker conseguir invadir um servidor, ele não conseguirá ter acesso ao arquivo integralmente. Além dessa, o uso do armazenamento em nuvem traz diversas vantagens. Veja a seguir quais são elas!

Flexibilidade

Pode ser acessado de qualquer lugar, não ocupa espaço na memória do aparelho e não existe o risco de se perder uma mídia.

Segurança

Além de fragmentar os arquivos, os fornecedores do serviço de armazenamento em nuvem acolhem outros métodos de segurança. Os arquivos são continuamente policiados e os dados dentro deles são criptografados.

Compartilhamento

É totalmente possível compartilhar os dados armazenados na nuvem apenas enviando um link ou convertendo toda a pasta em comunitária.

É alterável

Com o arquivamento em nuvem, o arquivo é salvo logo após as alterações e, com isso, o usuário não precisa se preocupar em ficar clicando no botão de salvar a cada minuto. Essa vantagem acaba aumentando a produtividade, mesmo que de forma indireta.

Sincronização

É possível que você acesse seus arquivos de qualquer lugar conectado à internet e, hoje, isso ainda está mais fácil, já que cada vez mais as pessoas estão utilizando os dispositivos móveis, como os tablets e celulares. Como a sincronização é automática, não é necessário que você passe uma nova versão do seu arquivo para o computador ou outro aparelho sempre que modificá-lo.

Simplicidade

O armazenamento em nuvem é bem simples e, por isso, pode ser utilizado até mesmo por quem não entende muito a respeito de computadores. Como não precisa de nenhum sistema especial e nem de conversão dos arquivos em formados não suportados, esse tipo de armazenamento é o ideal para os inexperientes em computação.

Custo baixo

Armazenar os arquivos na nuvem é um sinônimo de economia, afinal, esse processo diminui os custos de obtenção, entrega e conservação da máquina. Nesse sentido, em vez da necessidade de investir em infraestrutura complexa e que tenha um custo alto, é possível que você adquira apenas os serviços de computação essenciais para o seu negócio.

Você também pode contratar servidores somente para preencher um pico de uso e, após isso, dispensá-los quando não forem mais necessários os seus serviços. Antigamente, adquirir um servidor atualizado era muito difícil para uma empresa com poucos funcionários. Nos dias atuais, seus dados podem ficar armazenados no mesmo servidor usado por uma grande empresa.

O que você deve considerar ao escolher um software contábil?

O momento de optar por um sistema contábil deve ser baseado em alguns fundamentos que garantam o êxito na escolha da melhor ferramenta para responder às obrigações do escritório.

Online ou offline

Por que essa questão é importante? Pois bem, uma grande parte dos escritórios está adotando sistemas baseados em nuvem, já que apresentam várias vantagens sobre os sistemas offline. Contudo, algumas empresas exigem agilidade e nem sempre estão conectadas à internet. Nesse caso, os softwares offline são a melhor escolha.

Vamos pensar o seguinte: você adquire o software de gestão, faz a instalação na sua máquina e tudo funciona corretamente. Em um certo dia, o sistema para de funcionar por algum motivo — pode ser por um problema no aparelho ou pela invasão de um certo tipo de vírus. Então, o técnico chega ao seu escritório e te diz que você perdeu todos os arquivos.

Se não uma existisse tecnologia mais avançada, você até poderia entrar em desespero. No entanto, como existem sistemas para o escritório de contabilidade que oferecem o armazenamento em nuvem, pode ficar tranquilo! Dessa maneira, os dados estarão seguros.

Outro benefício da ferramenta online é que qualquer pessoa da sua equipe pode ajudar com a atualização das informações, como também pode acessá-las em tempo real. Cada um com sua senha pessoal pode entrar no sistema de onde estiver e não precisa ser necessariamente pelo computador — pode ser pelo smartphone, tablet, entre outros dispositivos.

Quer um exemplo da utilidade da computação em nuvem? Então, imagine que aconteça algo imprevisível que impossibilite que você compareça ao escritório e a também fique sem poder se comunicar. Ocorre que, somente você sabe qual é a senha que dá acesso ao sistema e, com isso, ninguém da sua equipe de trabalho consegue ver os dados dos clientes. Isso é um grande problema, não é mesmo? Por todos esses motivos, o sistema de gestão escolhido por você deve ser online.

Pós-venda

A instalação de um software para o escritório de contabilidade é um procedimento que modifica a rotina e o fluxo das atividades desempenhadas diariamente. Portanto, é essencial atentar ao suporte oferecido pela empresa responsável pelo sistema.

Optar por um fornecedor que atenda com habilidade e disposição às necessidades do seu escritório e que seja referência nesse tipo de segmento é primordial, e esses aspectos devem ser considerados antes da implementação.

Solicite ao fornecedor um calendário detalhado referente às fases de efetivação, os prazos do término e o treinamento para adaptar os funcionários às novas funções e o suporte técnico permanente. Durante a escolha de um fornecedor, leve em consideração os seguintes requisitos:

  • se o suporte tem técnicos especialistas e se existe estrutura de capacitação para os trabalhadores que vão operar o sistema;
  • se é oferecida integração entre os módulos, de maneira a partilhar informações entre os usuários;
  • se o sistema ofertado atende aos quesitos legais e apresenta atualizações recorrentes da legislação.

Custos

O preço é um fator que deve ser levado em consideração, porém, não pode ser o aspecto determinante para a escolha. Avalie as funcionalidades e os valores disponibilizados no mercado, e analise os benefícios e vantagens de cada um deles, para que você possa dar um parecer mais exato.

No mercado, estão disponíveis diversas opções e, por isso, você precisa ter uma ideia clara do que seu escritório realmente precisa, para saber qual delas será a sua preferência. Com isso em mente, faça uma pesquisa no mercado: ela te ajudará a visualizar a opinião dos outros usuários a respeito dos sistemas.

Integrações dos sistemas

Muitas vezes, o preço fala mais alto no momento da escolha de um sistema contábil para um escritório, mas é preciso compreender que esse não é o único ponto que deve pesar na sua decisão. É preciso analisar a relação custo-benefício no momento de optar, avaliando se o sistema tem a capacidade de atender às necessidades do negócio.

Uma ferramenta de integração contábil é a melhor forma de acabar com os processos feitos manualmente. Pense no tempo que um colaborador gasta para ligar para os clientes, solicitando documentos como notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento de impostos, dentre outros.

Com isso, fica nítido como é relevante procurar um software contábil que possibilite a integração com outros tipos de plataforma e entre diferentes parâmetros, como áreas fiscais, tributárias etc. Com as informações agregadas e compartilhadas em um único lugar, os dados contábeis e fiscais podem ser retirados do cliente e enviados diretamente para o sistema adequado. Isso torna a rotina de gerenciamento do escritório muito mais movimentada e proveitosa.

Funcionalidade dos sistemas

Os sistemas contábeis são facilmente encontrados e há várias opções disponíveis. Mas será que qualquer um deles responde a todas as necessidades do escritório? Além disso, todos contam com as funções ideais para o cumprimento de toda rotina contábil? Ou seja, se você optar por um sistema simplesmente pelo valor, pode não ter muito sucesso.

Primeiramente, é necessário que você saiba que um sistema contábil é modular. Ou seja, é possível que você implemente módulos de acordo com o dia a dia do escritório e invista de forma lógica naquilo que você realmente precisa.

Segurança

Como as informações contábeis são bem importantes, qualquer extravio ou desvio desses dados pode ocasionar danos irreparáveis para a imagem e finanças do escritório. É imprescindível, então, optar por sistemas que são comprovadamente confiáveis.

Para isso, observe se o programa utiliza sistemas de autorização com a finalidade de liberar níveis diferentes de acesso aos dados. É importante também saber se o software tem um sistema de criptografia apropriado para preservar suas informações, se tem certificado de segurança e qual é o grau de segurança dos servidores utilizados.

Consultoria

O suporte técnico e o atendimento são premissas básicas no momento de escolher o melhor sistema contábil. Porém, também é preciso que você leve em consideração que, além das dúvidas rotineiras, seu escritório precisa de um método de treinamento e adaptação mais complexo com o objetivo de conseguir usar tudo que o sistema tem a oferecer.

Considerando isso, busque por empresas que forneçam um serviço de consultoria de qualidade, com visitas ao seu escritório para entender o modo de trabalho do segmento contábil e averiguar o nível de consumo do sistema. Caso encontre funções esquecidas ou que não estão sendo aproveitadas, o consultor dará as instruções para que os funcionários passem a usá-las.

Demonstração

Da mesma forma que ninguém realiza a compra de um carro sem fazer um test drive, solicite ao fornecedor do sistema uma demonstração antes de realizar a compra. Essa dica vale mesmo se você já estiver convicto de ter encontrado o sistema contábil mais adequado para o seu escritório.

Normalmente, essas demonstrações são gratuitas, embora disponham de um tempo de uso limitado e algumas funções possam estar restritas. Mesmo assim, é a chance que você tem para conhecer melhor o software escolhido e avaliar se ele se enquadra no que precisa para realizar o trabalho.

Como saber o sistema mais adequado?

  • faça uma lista das principais necessidades do escritório. Assim, você consegue saber o que é prioritário e mais importante;
  • prefira um software que forneça armazenamento ilimitado em nuvem, pois, dessa forma, o escritório não correrá o risco de ter gastos futuros, além de poder contar com o que há de mais avançado e seguro no que se refere a armazenamento de dados;
  • observe se o sistema oferece uma estrutura de pastas inteligentes: isso trará facilidades no momento de organizar uma grande quantidade de dados;
  • avalie se existe a capacidade de compartilhamento interno com rastreabilidade sem precisar de e-mail e em tempo real;
  • veja se o sistema propicia rapidez nos processos e independência aos usuários;
  • verifique se ele tem uma interface simples, intuitiva e atual;
  • averigue se o software concede integração completa com outras áreas e atualizações das tabelas legais;
  • realize o teste da ferramenta. Como já destacado, várias empresas disponibilizam uma versão de apresentação do serviço por um prazo previamente estipulado;
  • pesquise se o sistema tem um suporte disponível para responder às suas necessidades;
  • converse com os funcionários;
  • procure saber sobre treinamento do sistema.

Quais características um bom sistema contábil deve ter?

Listamos alguns recursos diferenciados que podem ser muito importantes para um sistema contábil de qualidade. Confira quais são eles:

  • Integração entre os módulos do sistema.
  • Rotinas automáticas – em que o sistema realize os cálculos, emissões de relatórios e guias automaticamente pelos módulos da Folha de Pagamento e Escrita fiscal.
  • Canal de comunicação que permite a Interação On-line entre Contador e Cliente.
  • Processos que acompanhem todas atividades do Escritório de Contabilidade de forma rápida e pratica, tanto na visão do Usuário quanto Gestor.
  • Importações de Arquivos Externos (financeiros, baixas de duplicatas e dentre outros) de seus clientes integrando com os módulos.
  • Conteúdo Contábil Tributário para acompanhamentos das alterações legais, realizar cálculos comparativos entre regimes de apuração, etc. Para Manter sua Equipe atualizada perante a legislação Federal, Estadual e Municipal.
  • Auditor Fiscal – para garantir que as informações geradas nos informativos dos clientes estejam de acordo com as regras contábeis vigentes, e identificar benefícios fiscais nas operações realizadas pelos clientes.
  • Gestão de Escritório com as avaliações do desempenho do escritório, custo x benefício e dentre outros.
  • Controle 100% do financeiro do seu Escritório, para emitir boletos, controle de fluxo de caixa, contratos, cobranças, crescimento do seu Cliente (Faturamento, Quantidade de Empregado…) x Honorários.

O momento da escolha de um sistema de gestão é muito importante e, por esse motivo, ela deve ser embasada pela real necessidade do escritório e se suas funções são capazes de atendê-las.

É preciso ter muita atenção e cuidado na hora de decidir qual é o sistema ideal, pois ele pode se tornar o diferencial que vai promover o sucesso do seu negócio. Com este guia completo, certamente, você pode se sentir preparado para realizar uma boa escolha e obter o melhor sistema contábil.

Agora que você sabe tudo sobre como escolher o melhor sistema contábil, não perca tempo! Conheça agora mesmo boas soluções e comece a usá-las. Entre em contato com a gente, conheça melhor a nossa empresa e veja como a J.Drel Sistemas pode auxiliar na otimização de toda gestão do seu escritório de contabilidade!

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Uma resposta

  1. Parabéns pelo conteúdo.
    Isto com certeza ajudará os contadores e empresários a escolher a melhor solução Contabil para seu escritório ou empresa.

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