Gestão empresarial: manual completo para contadores

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Quando você analisa o funcionamento de um escritório contábil, fica nítido que ele possui diversas semelhanças com outras empresas. Por isso, gerir esse negócio tendo foco nas características específicas de um escritório de contabilidade é essencial para garantir seu sucesso e bom funcionamento. Esse processo leva o nome de gestão empresarial.

A gestão empresarial nada mais é do que a administração de um negócio, independente do seu porte. Para isso, é necessário desenvolver um conjunto de ações e estratégias de forma a dirigir a utilização do capital financeiro e recursos do empreendimento visando crescimento do negócio.

Em um escritório contábil não é diferente. Para garantir sucesso e longevidade do empreendimento, é essencial bom planejamento das formas de uso dos seus recursos, estrutura e colaboradores. Leia agora as nossas dicas para realizar uma boa gestão no seu escritório de contabilidade!

1. Faça uma boa gestão financeira

A gestão financeira está ligada à administração de todas as transações financeiras, despesas, lucros, investimentos e patrimônio do seu escritório contábil. Seu principal objetivo é criar uma estratégia financeira que melhore os resultados financeiros e gere lucros para a empresa.

É essa área que fica responsável por controlar o fluxo de caixa — sobre o qual falaremos mais adiante — pagar contas e salários, planejar investimentos e calcular o retorno sobre eles, entre outras funções. Além disso a gestão financeira é a responsável por integrar a política de venda — previsão de receitas da empresa — com a sua política financeira — previsão de gastos e investimentos futuros. Para isso, essa área envolve planejamento, análise e controle.

Planejamento

Para realizar um bom planejamento financeiro você terá que analisar os seus resultados anteriores, referentes às receitas e lucros. Também é necessário que você investigue os seus gastos nos últimos meses, tanto fixos como variáveis.

Análise

A partir dessa análise você é capaz de fazer previsões de receitas e gastos, assim como de investimentos e aquisições relativas ao patrimônio do seu escritório (como computadores, materiais de escritório, entre outros). Esse planejamento deve ser realizado de maneira estratégica, ou seja, visando aumentar o valor da sua empresa a longo prazo.

Controle

Com o planejamento financeiro em mãos, é necessário realizar um acompanhamento minucioso das suas receitas e gastos, comparando com o que foi planejado. Por fim, você deve analisar os seus resultados e formular planos de ação para melhorias a longo prazo.

Lembre-se de que a gestão financeira tem o objetivo de promover uma boa utilização dos recursos do seu escritório, criando valor para a empresa. Para isso, você pode investir em ferramentas tecnológicas, como softwares, que centralizam toda a informação referente aos recursos financeiros da sua empresa em um só lugar. Com isso você torna a sua gestão financeira mais eficaz, otimizando processos.

Um bom planejamento financeiro é essencial para manutenção da saúde financeira e sustentabilidade do seu escritório contábil. Sem ele você corre o risco de não ter pleno conhecimento sobre o fluxo de recursos financeiros no seu negócio, podendo sofrer quebra de caixa ou deixar passar investimentos valiosos para o se escritório.

2. Realize a gestão empresarial dos funcionários

A gestão de pessoas é um outro pilar da gestão empresarial. Isso porque os funcionários do seu escritório contábil são o seu mais valioso recurso. Isso porque são eles que geram os resultados reais para o seu escritório e trazem soluções inovadoras para os possíveis problemas que possam aparecer. Dessa forma, é essencial realizar uma boa gestão dos funcionários para potencializar os seus resultados e ter um escritório contábil de sucesso.

Motivação

O primeiro ponto essencial para realizar uma boa gestão de funcionários é aumentar a motivação da sua equipe de colaboradores. Isso porque é essencial garantir o engajamento da sua equipe para o bom funcionamento do seu negócio. Para isso, comece deixando claras quais são as metas da empresa a curto, médio e longo prazo, assim como o papel de cada um para que o escritório como um todo atinja essas metas.

Também deixe claro os motivos que levaram à construção desses objetivos e as metas individuais, assim como suas tarefas diárias. Dessa forma, seus funcionários têm mais clareza sobre o porquê do seu trabalho e se alinham ao planejamento do escritório como um todo, o que aumenta o seu engajamento e produtividade.

Acompanhamento de resultados

Além disso, é essencial mensurar os resultados e reconhecer os colaboradores que atingirem as suas metas. Esse reconhecimento pode ser simbólico ou material, dependendo do que você avaliar que trará mais resultados para a sua empresa. Invista também em uma cultura de feedback dentro do seu escritório, na qual todos saibam como dar retornos sobre o trabalho dos colegas de forma construtiva, assim como aceitar comentários referentes ao próprio trabalho.

É importante trabalhar na promoção de um ambiente colaborativo e propício para que os seus funcionários realizem suas tarefas com qualidade. Promover o desenvolvimento dos colaboradores no que se refere às habilidades técnicas e comportamentais necessárias para realização do seu trabalho. Isso pode ser feito através de treinamentos e capacitações internas ou externas.

Metas e avaliações

Relacionado a isso, é essencial mensurar o desenvolvimento e desempenho dos seus colaboradores dentro do seu escritório contábil. Para mantê-los engajados e produtivos, você precisa criar metas desafiadoras e possíveis de serem cumpridas. Ao avaliar o seu desempenho periodicamente, você consegue ter uma visão mais nítida dos seus pontos fortes e daqueles que merecem intervenção.

Por fim, invista em buscar conhecimentos para tornar o seu processo seletivo mais eficaz e assertivo. Crie um perfil ideal para preencher as vagas do seu escritório e busque por profissionais talentosos no mercado de trabalho. Dessa forma, você consegue reunir uma equipe que será o diferencial o seu escritório, gerando mais resultados e promovendo o crescimento do seu negócio.

3. Tenha um fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos pilares de uma boa gestão financeira. Através dessa ferramenta, você é capaz de controlar todo o dinheiro que entra e sai do seu escritório contábil, tendo mais clareza sobre o seu lucro real.

Para realizá-lo, basta reunir todas as informações sobre o seu faturamento e gastos em uma única ferramenta. Com esses dados em mãos, subtraia as suas despesas do seu faturamento e, com isso, você terá o seu fluxo de caixa. Dessa forma, o fluxo de caixa se torna um instrumento utilizado para acompanhar as movimentações financeiras do seu escritório através da análise da relação entre a entrada e a saída de recursos.

Exigências

Apesar de ser uma ferramenta simples, o fluxo de caixa exige disciplina e controle em tempo real para realmente ser eficiente. Ou seja, as informações relativas às entradas e saídas devem ser registradas no momento em que acontecem, para evitar perda de dados. Caso contrário, o controle se torna difícil e perde sua precisão, não permitindo que você realmente desfrute de todas as vantagens envolvidas no uso dessa ferramenta.

Benefícios

O fluxo de caixa permite que você melhore a gestão financeira da sua empresa uma vez que auxilia no gerenciamento de gastos. Ou seja, quando você começa a controlar a saída de recursos financeiros da sua empresa de forma detalhada, você é capaz de identificar gastos desnecessários e desperdícios. Dessa forma, você pode cortar despesas desnecessárias ou investimentos que não estão gerando tanto retorno quanto você gostaria.

Além disso, você tem uma visão mais nítida da disponibilidade de recursos financeiros do seu escritório. Dessa forma, você consegue criar um fundo de reserva e planos de investimentos mais rentáveis para o seu escritório.

O controle de fluxo de caixa também gera insumos para a tomada de decisão e criação do seu planejamento financeiro – sobre o qual falaremos mais adiante. Isso porque ele permite que você realize projeções de receitas e gastos embasadas na realidade atual. Você também ganha clareza sobre variações sazonais que podem estar influenciando seu escritório contábil, podendo criar estratégias para minimizar esses efeitos.

Portanto, o fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para uma boa gestão financeira e, portanto, uma gestão empresarial eficiente para o seu escritório contábil. Entenda agora a importância de um bom planejamento financeiro que, alinhado com essas estratégias, vai te trazer maior eficiência na gestão financeira do seu escritório.

4. Tenha um bom planejamento financeiro

O planejamento financeiro é um outro aspecto da gestão financeira que merece ser detalhado. Isso porque ele é extremamente importante para que você tenha um crescimento do seu negócio a longo prazo. Através dele você consegue criar ações estratégicas que garantirão a saúde financeira e o crescimento do seu escritório contábil a longo prazo.

O planejamento financeiro consiste em uma projeção, para determinado período de tempo, do seu fluxo de caixa. O seja, é uma ferramenta de previsão das possíveis receitas e despesas do seu escritório contábil. Dessa forma, você consegue pensar no seu negócio a longo prazo, tomando decisões estratégicas em relação aos seus recursos.

Estratégia

Além disso, um planejamento financeiro bem-feito inclui planos de ações relativas a cortes de gastos, investimentos e estratégias para aumento da entrada de recursos na sua empresa — como estratégias de captação de clientes, por exemplo. Além disso, ele te permite ter uma visão da situação econômica do seu escritório no futuro, o que deve embasar todas as práticas do seu negócio.

Como fazer

Para realizar um planejamento financeiro é essencial que você comece buscando informações sobre o seu negócio. Além do fluxo de caixa, você deve ter uma visão mais ampla do posicionamento do seu escritório contábil no mercado. Você precisa entender os seus pontos fortes e fracos, assim como o seu diferencial. Também deve saber o valor do seu patrimônio com exatidão e comparar a precificação dos seus serviços com a dos concorrentes, avaliando se este é o momento de realizar reajustes ou se ela está muito acima do que é cobrado no mercado.

Com essas informações em mãos, você é capaz de realizar previsões sobre o seu faturamento futuro. Nesse momento é essencial utilizar uma ferramenta específica para o planejamento financeiro, como planilhas ou softwares. Preencha a ferramenta com a sua previsão de receita para cada um dos meses do próximo ano.

Também analise o seu fluxo de caixa para prever as suas despesas futuras. Inclua os gastos fixos (como aluguel, salários e contas) e os variáveis (como materiais de escritório, manutenção e troca de equipamentos). Também reflita sobre possíveis investimentos que podem ser necessários no futuro, como é o caso de ampliação do espaço físico do escritório ou compra de computadores, por exemplo.

Por fim, compare esse planejamento com o fluxo de caixa do último ano. Dessa forma, você consegue avaliar se está sendo realista, pessimista ou otimista no seu planejamento financeiro.

Dicas

Lembre-se de que o planejamento não deve ser exatamente igual ao fluxo de caixa do último ano. Isso porque você pode criar ações que geram o crescimento do seu negócio, aumentando a sua receita. Além disso, pode prever o corte de alguns custos ou investimentos desnecessários, o que diminuiria os seus gastos. Além disso, você pode ter um plano de investimento patrimonial para o próximo ano, o que gera gastos maiores porém com retorno para o seu escritório.

Com o planejamento em mãos, não esqueça de criar planos de ação para que ele seja consolidado na prática. Além disso, você pode realizar avaliações periódicas do seu planejamento ao longo desse período de tempo em que ele está em vigor. Dessa forma, você consegue identificar pontos de falha, realizando ajustes no planejamento atual e se capacitando para realizar um plano com maior qualidade no futuro.

5. Faça a integração de processos

Para entender a importância da integração de processos pense no seu escritório contábil hoje. Você provavelmente tem colaboradores realizando suas tarefas de forma individual. Pode ser, inclusive, que um não tenha consciência das funções e atribuições do colega que trabalha ao lado.

Isso cria alguns espaços vazios de comunicação entre a sua equipe de colaboradores. Cada um reporta os seus resultados e dificuldades enfrentadas ao seu gestor, sem que os outros funcionários tenham consciência do funcionamento global do negócio no qual trabalham.

Benefícios

A integração de processos consiste na utilização de sistemas de informação que concentrem todas as informações sobre processos internos, atividades e informações relativas ao seu escritório de contabilidade. Dessa forma, todos os processos se tornam visíveis para todos e interconectados entre si. Além disso, permite uma atualização do status das atividades em tempo real.

Dessa forma, você desenvolve uma visão global de tudo que está acontecendo nesse momento no seu escritório. Além disso, consegue gerenciar os processos de forma mais assertiva, direcionando-os para que atendam aos objetivos da sua organização de curto, médio e longo prazo. Além disso, você consegue identificar dificuldades e gargalos em tempo real, criando planos de ação para minimizar os impactos e resolver os problemas mais rapidamente.

Os seus colaboradores ganham maior maturidade em relação ao funcionamento do seu escritório, conseguindo identificar exatamente qual o seu papel no funcionamento global do negócio. Além disso, entendem melhor o papel dos seus colegas, assim como as suas dificuldades. Isso permite que eles criem soluções inovadoras para os problemas do seu escritório fora da sua área específica de atuação.

Dessa forma, a integração de processos é essencial para o crescimento do seu escritório contábil, podendo se tornar um diferencial no mercado. Isso aumenta a procura pelos seus serviços e, consequentemente, o seu lucro.

6. Preste atenção nos seus clientes

Para garantir que o seu escritório contábil continue a crescer é essencial prestar atenção especial aos seus clientes. Eles possuem expectativas e necessidades específicas em relação aos seus serviços. Entender quais são elas é essencial para prestar melhores serviços, garantir uma melhor experiência com o seu negócio e fidelizar e atrair mais clientes.

Para isso, é necessário conhecer os seus clientes, o que exige o uso de algumas técnicas e levantamento de dados sobre eles. Tente entender o que eles esperam dos seus serviços e quais são as suas maiores necessidades. Além disso, busque entender mais sobre a sua personalidade, aspirações profissionais, principais dificuldades e como o seu escritório pode atuar para gerar as melhores soluções para os seus clientes.

Faça pesquisa com clientes atuais e potenciais e conheça-os. Dessa forma, você conseguirá criar um perfil e, com isso, ações mais direcionadas para atraí-los para o seu escritório contábil.

Porém lembre-se de que a sua carta de clientes é composta por mais de um perfil. Ou seja, não adianta criar ações que atendam apenas à uma determinada necessidade, pois isso reduz as suas chances de atrair mais clientes para o negócio. É necessário entender com profundidade cada um dos perfis dos seus clientes, o que eles têm em comum e suas diferenças. Com isso, você pode criar ações personalizadas para cada um.

Além disso, é necessário treinar os seus colaboradores para que identifique esses diferentes perfis e ofereçam o tratamento adequado para cada um deles. Dessa forma, você oferece melhores soluções e melhora a qualidade da experiência do seu cliente com o seu escritório de contabilidade. Isso aumenta a sua taxa de fidelização e a procura pelos seus serviços.

7. Não esqueça das pesquisas de mercado

O seu escritório de contabilidade está inserido no mercado, em uma realidade específica típica da sua região, público-alvo e serviços. Reunir informações sobre esse mercado permite que você tome decisões mais estratégicas sobre o futuro do seu negócio e ajuste os seus serviços para atenderem melhor às necessidades do mercado e dos clientes. Dessa forma, você pode criar um diferencial para o seu escritório e se destacar.

Para isso, é essencial realizar pesquisas de mercado com determinada periodicidade. A frequência com que essa pesquisa deve ser realizada depende do nível de estabilidade no mercado no qual você está inserido.

Uma pesquisa de mercado permite que você conheça melhor os seus clientes, definindo suas maiores dores e que soluções são mais adequadas para eles, e seus concorrentes, estabelecendo seus pontos fortes e fracos e como você pode se diferenciar. Além disso, você fica por dentro das tendências de mercado para o futuro e dos segmentos de atuação mais lucrativos para o seu escritório.

A pesquisa de mercado também permite que você tenha consciência do seu atual posicionamento perante o mercado e da adequação da precificação dos seus produtos. Dessa forma, você consegue criar planos de ação para minimizar os seus pontos fracos e investir nos seus pontos fortes e diferencial de mercado.

Para realizar uma pesquisa de mercado é necessário, primeiramente, estabelecer os seus objetivos. Eles podem ser diversos sendo que a sua pesquisa pode ser mais ampla ou limitada a determinados objetivos específicos.

Com os seus objetivos em mãos, escolha o método mais adequado para realizar a sua pesquisa. Você pode montar questionários e aplicá-los aos seus clientes, buscar informações na internet sobre os seus concorrentes ou nas redes sociais, por exemplo.

O método deve ser adequado aos seus objetivos e limitações orçamentárias e de tempo em relação à pesquisa. Ou seja, você precisa destinar uma determinada quantidade de recursos e colaboradores para a realização da pesquisa de mercado de forma a não gerar prejuízos para o seu negócio.

Por fim, coloque a pesquisa em prática e reúna os dados. Faça análises profundas e detalhadas dos dados coletados de forma a responder às perguntas feitas no início da pesquisa. Com isso, você tem em mãos insumos para tomar decisões sobre a melhor forma de direcionar o seu escritório contábil de forma a proporcionar o seu crescimento nos próximos anos.

Com todas as informações que fornecemos nesse artigo, você entende melhor o que é a gestão empresarial e como aplicá-la no seu escritório de contabilidade. é importante sempre buscar conhecimento e atualização sobre as melhores formas de realizar a gestão do seu escritório de contabilidade para garantir o crescimento e longevidade do seu negócio. Você também deve se atentar para cada um dos elementos apontados nesse artigo para que a sua gestão empresarial seja feita da melhor maneira possível.

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