Entenda como funciona o eSocial de uma vez por todas

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Com o intuito de diminuir a burocracia no momento das empresas cumprirem as suas obrigações fiscais, foi criado pelo governo federal o projeto Sped. Com a criação desse projeto tornou-se muito importante que os empresários e contadores saibam como funciona o eSocial.

O eSocial se trata de um programa que faz parte do projeto Sped e que abrange o Ministérios do Trabalho, a Caixa Econômica Federal, o INSS e a Receita Federal. Ele já se encontra em fase de implementação e tem como finalidade simplificar a entrega das obrigações acessórias trabalhistas que serão enviadas de uma só vez.

Pensando em ajudar, elaboramos este texto para que você entenda de maneira fácil como funciona o eSocial e quais impactos ele trará para os donos de empresas e profissionais contábeis. Confira!

O que é eSocial?

É um programa criado com o objetivo de facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores e unificar o envio das 15 informações relativas às obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, de forma padronizada e integrada em todo o país. Ou seja, todas essas informações serão remetidas em uma única entrega.

O eSocial entrou em vigor por meio do Decreto nº 8.373/14 e ele substituirá o dever da entrega das informações por declarações ou formulários.

Quem está obrigado a cumprir o eSocial?

O cumprimento do eSocial será obrigatório para todos os empregadores do país, inclusive para os pequenos e microempreendedores.

No início algumas dificuldades serão muito comuns, entre elas, adaptação ao sistema, falhas operacionais e problemas com a plataforma, mas com as orientações devidas o processo se tornará bem mais fácil.

Qual é o calendário de implementação?

  • Janeiro de 2018 : empresas que possuem faturamento superior a R$ 78 milhões no ano de 2016  deverão fornecer ao eSocial informações sobre os colaboradores;
  • A partir 1 de julho de 2018: todas as demais empresas serão obrigadas a aderir ao sistema, independente do valor de faturamento anual;
  • Janeiro de 2019: o sistema deverá ser aderido pelos órgãos públicos.

 

 Quais são os sistemas de informação que serão substituídos pelo eSocial ?

Por meio desse informativo, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as 15 obrigações abaixo:  

  • GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD –  Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais 
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social 

Como as informações deverão ser enviadas ao eSocial?

Além de saber como funciona o eSocial, é muito importante que você também saiba como essas informações deverão ser enviadas. Veja a seguir.

O envio das informações deve ser realizado através do Sistema de Folha de pagamento por meio de uma assinatura digital. Após enviadas, essas informações são mantidas dentro do ambiente do eSocial e, depois de averiguada, um protocolo de recebimento é gerado.

  • Primeiro, insira no sistema de Folha de pagamento todos os dados relativos aos funcionários da empresa (cargos, funções, carga horária, cadastro de vínculo empregatícios e demais informações).
  • Depois, coloque os eventos trabalhistas obrigatórios: cadastro inicial da informação para validação da folha de pagamento, admissões (antes do primeiro dia de trabalho), mudanças contratuais ou cadastrais, atestados de saúde, acidentes de trabalho, afastamento temporário (data da saída e da volta), aviso de férias, estabilidade (motivo), condição diferenciada de trabalho, aviso prévio, reintegração, alteração da atividade executada, desligamento.
  • Por fim, deverá ser informado pela empresa todas as informações relativas ao que foi pago aos funcionários ou prestadores de serviço — esses dados devem ser enviados todo o mês, até o dia 20 do mês posterior ao pagamento, e deve conter: documento com o detalhamento da remuneração (gratificações, comissões, bônus, entre outros), notas fiscais e recibos dos serviços prestados (pessoa jurídica ou cooperativa).

Por que é fundamental estar preparado?

Por ser uma mudança recente, informatizada, que possui uma função de melhorar a fiscalização do envio de dados e obrigatória para todas as empresas, saber como funciona o eSocial é fundamental. Assim você não corre o risco de ser pego de surpresa.

Se informe sobre o sistema, se atualize, se capacite e realize um planejamento. Lembre-se! Qualquer envio de informação incorreta pode gerar grandes prejuízos ao empreendedor.

Quais são as responsabilidades dos empregadores e dos contadores?

A implementação do eSocial vai gerar grandes responsabilidades tanto para os empregadores, quanto para o profissional contábil. Veja quais são elas:

Empregador

  • cumprir todos os prazos de entrega dos documentos;
  • enviar todos os dados para o profissional contábil;
  • informar sobre todos os acontecimentos ao contador;

Contador

  • buscar qualificação, treinamentos e atualizações para se adequar ao eSocial;
  • orientar os clientes;
  • inserir as informações no sistema;
  • adaptar os documentos ao eSocial, já que atualmente cada tipo de sistema possui seus próprios layouts — esse é um dos motivos pelo qual unificar os dados é tão importante, dessa maneira, elas ficam padronizadas de forma que o entendimento se torne fácil para todos e, assim, consigam se adequar às tabelas existentes ao eSocial.

E então? Conseguiu entender como funciona o eSocial e quais são os principais pontos a serem observados? Além de estar sempre bem informado e buscando se adequar a esse novo sistema, saiba que é muito importante também que você conte com um profissional contábil para que ele possa te fornecer todo o auxílio necessário.

Tenha sempre em mente que no começo é um pouco difícil, mas que essas mudanças são necessárias para facilitar todo o processo de envio de informações dos trabalhadores, já que são várias, simplificando a fiscalização e colaborando para que sua empresa esteja sempre em dia com suas obrigações.

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