Conheça 5 indicadores de gestão para escritórios de contabilidade

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Prosperar diante de toda a competitividade e com clientes mais seletivos e antenados não é tarefa fácil, é preciso usar estratégias que ajudem a avaliar os resultados obtidos em seu escritório contábil. Caso contrário, você não terá informações suficientes para a tomada de decisões estratégicas.

Nesse contexto, entram os indicadores de gestão, que são procedimentos empregados para auxiliar na gestão do seu escritório. Utilizar essas ferramentas aumentam a eficiência e eficácia dos processos e melhora a tomada de decisão para uma integração do modelo de negócio que faça sentido dentro dos objetivos traçados.

Os indicadores estão ligados a diversas áreas, como recursos humanos, financeiro, vendas, atendimento ao cliente e marketing. Acompanhá-los é fundamental para estar atento às variáveis da empresa, obtendo dados suficientes para tomar decisões eficazes e rápidas.

Separamos neste artigo os principais indicadores de gestão para seu escritório contábil. Confira!

1. Eficácia

Eficácia é a relação entre os resultados alcançados e os resultados esperados. Logo, consiste em executar o trabalho da melhor maneira para atingir as metas estabelecidas. Ela deve superar as expectativas, porém, com baixa variação, pois, senão, pode haver aumento de custo do produto ou serviço. Veja alguns desses indicadores logo abaixo.

1.1 Foco no produto

Esse é um indicador que se baseia na avaliação do produto ou serviço oferecido, a fim de certificar se ele segue um padrão de qualidade necessário. Dessa forma, ele visa atingir as expectativas criadas ao público por meio das estratégias de marketing adotadas pela empresa.

1.2 Obtenção de resultados

O alcance de resultados faz parte de qualquer estratégia de crescimento de uma empresa. A obtenção de resultados é um dos indicadores de gestão que estabelece a qualificação da eficácia do que está sendo feito para alcançar uma determinada meta.

2. Capacidade

Esses indicadores medem a capacidade de resposta de processos mediante suas saídas produzidas por unidade de tempo. Um exemplo disso, dentro de escritórios de contabilidade, é verificar se o atendimento está sendo capaz de suprir as necessidades e a quantidade de clientes. Podemos, então, avaliar os tipos de dados abaixo.

2.1 Número de atendimentos por mês

De acordo com a quantidade de clientes atendidos em um mês, você pode avaliar se a capacidade de atendimento está sendo suficiente para a demanda de mercado. Por exemplo, se seu escritório está localizado em um centro comercial que tem grande procura de serviços contábeis, o balanço mensal deve ser compatível ao volume de procura dentro do período.

2.2 quantidade de clientes por ano

Essa métrica abrange um período maior de mensuração. De acordo com os novos clientes que são captados, durante um período de 12 meses, você consegue fechar um balanço da sua capacidade de absorção do público e o seu nível de competitividade no mercado.

3. Produtividade

Os indicadores de gestão voltados para a produtividade são importantes para ajudar você a entender se os processos de negócio estão sendo efetivamente eficientes. Eles têm relação com a forma com que o escritório contábil executa suas rotinas, gasta seus recursos e os resultados obtidos.

Veja algum deles logo abaixo.

3.1 Produção hora / colaborador

Esse indicador serve para entender o quanto os profissionais produzem por hora, ou seja, qual o número de atividades eles conseguem fazer a cada 60 minutos. Em um escritório contábil, por exemplo, uma equipe composta por 5 integrantes, em que cada membro pode ter um desempenho diferenciado ou similar na execução de uma tarefa específica ou de várias.

Assim, de acordo com o indicador de produção, você pode redistribuir atribuições conforme o desempenho de cada um.

3.2 OTIF (On Time in Full)

Embora esse indicador seja muito usado na área logística, ele pode ser aplicado ao seu escritório contábil. Ele mensura a porcentagem de pedidos perfeitos — que estão em conformidade com o solicitado pelo cliente — entregues no prazo correto. O seu cálculo é:

OTIF = entregas perfeitas / total de entregas feitas x 100.

4. Desempenho

Indicadores de desempenho têm a finalidade de viabilizar o diagnóstico da saúde financeira da organização. Permitindo ajustar pequenos desvios de rota no controle financeiro em tempo hábil. Veja alguns deles logo mais.

4.1 Retorno sobre o investimento (ROI)

O ROI é especialmente aplicado na área financeira, embora possa ser empregado em outras searas, de modo a ajudar na tomada de decisão sobre os ganhos com investimento em projetos de treinamento, fidelização de clientes, campanhas de marketing etc.

Ele é um instrumento que permite prever em quanto tempo pode haver o retorno financeiro de investimentos aplicados em algum projeto. Quanto maior o valor do ROI, melhor para a empresa. O seu cálculo é feito da seguinte forma:

ROI = (Retorno alcançado – investimento realizado) / investimento realizado x 100.

4.2 Faturamento bruto

Esse indicador demonstra o quanto de dinheiro vai entrar no caixa da empresa. Ou seja, ele corresponde ao somatório dos ganhos obtidos em determinado período. É fundamental ter conhecimento da quantidade de vendas que você está realizando no seu mercado — caso os resultados estiverem abaixo do esperado, você deve rever suas estratégias de marketing e captar novos clientes.

4.3 Lucratividade

Há uma certa confusão com os conceitos de lucratividade e o lucro da empresa — que é igual ao faturamento subtraído dos custos. O indicador de lucratividade é obtido por meio da divisão do lucro líquido e o faturamento bruto mensal, tendo o resultado em valor percentual.

5. Importância dos indicadores de gestão

Os indicadores de gestão norteiam todos os processos fundamentais para a execução das atividades na empresa. Isso faz os torna ferramentas relevantes para a avaliação de tudo o que está sendo feito para a entrega de resultados satisfatórios. Suas principais vantagens estão listadas logo abaixo.

5.1 Rastreamento do andamento do processo

A empresa deve avaliar todos os aspectos relacionados ao andamento de todo o processo produtivo. Os indicadores de gestão ajudam a identificar gargalos e buscar formas adequadas de tornar o trabalho mais produtivo e eficiente sem perder qualidade.

5.2 Coleta de informações relevantes

Sem informações que sejam claras e precisas, não há como chegar a nenhuma conclusão coerente com a realidade. Por meio dos indicadores de gestão, você tem uma dinâmica de coleta de dados e formas de compará-los e estabelecer metas e padrões de controle.

5.3 Trazer resultados positivos para a empresa

Não há como ter melhoria nem controle sobre o que não se pode medir. É preciso ter indicadores de gestão compreender seu ponto de partida, a posição atual e o que é preciso fazer para poder chegar ao patamar desejado. Logo, a vinculação de todos os processos do seu escritório contábil aos indicadores traz impactos positivos e mais chances de alcançar os resultados esperados.

Assim, os indicadores de gestão se mostram fundamentais para colocar os negócios em elevados padrões de produtividade e eficiência. Você deve avaliar todos os pontos de melhorias e buscar estipular metas progressivas para a melhoria contínua de crescimento.

E, então, gostou? Agora que você conhece os principais indicadores de gestão para escritórios contábeis, confira como a contabilidade estratégica tem mudado o setor contábil!

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