Comunicação com cliente em escritórios de contabilidade: como melhorá-la?

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A comunicação com cliente em escritórios de contabilidade é essencial para a obtenção de bons resultados. As pessoas buscam cada vez mais empresas abertas, capazes de escutar e entender os problemas que estão tentando solucionar. Saber ouvir e apresentar resultados da maneira correta pode ser o maior diferencial para a fidelização da sua clientela.

Entenda: a satisfação dos seus clientes é um indicador de sucesso para o seu negócio. Com os avanços tecnológicos, existem diversas ferramentas para melhorar a comunicação entre empresas e pessoas que vão desde redes sociais até completos softwares de gestão. Porém, a utilização dessas ferramentas deve ser feita com sabedoria.

Separamos algumas dicas de como você pode melhorar a comunicação com os clientes do seu escritório e algumas ideias que vão ajuda-lo na atração de novos serviços. Quer saber quais são? Então continue lendo esse post!

Invista em marketing de relacionamento

Em sua definição mais simples, marketing de relacionamento é o conjunto de ações tomadas para criar e manter um bom relacionamento com os clientes. Ele começa com a identificação da sua clientela e a criação de um banco de dados que o auxiliará na criação de campanhas.

É preciso saber quais os clientes mais relevantes para o faturamento da sua firma. Quanto mais informações obtidas sobre a clientela, mais fácil será o direcionamento de ofertas e ações personalizadas, tal como a parabenização em datas comemorativas.

Crie uma cultura de fidelização

A cultura de fidelização tem tudo a ver com marketing de relacionamento e comunicação. Ao fazer com que seus funcionários entendam a importância de reter e fidelizar clientes, o atendimento será diferenciado.

Para uma comunicação eficaz, é preciso cativar as pessoas desde o primeiro momento, na apresentação dos serviços. Porém o bom atendimento não deve parar após a contratação: é preciso excelência na apresentação dos resultados, feedbacks, dúvidas do cliente etc.

Lembre-se que o marketing boca a boca ainda é muito poderoso e um cliente satisfeito tem mais chance de recomendar o seu escritório!

Descubra quem são seus clientes mais difíceis

Lidar com pessoas não é tarefa fácil. Em qualquer empresa existirão aqueles clientes mais difíceis de se trabalhar, que sempre terão alguma insatisfação. Apesar do trabalho que eles dão, é muito importante que sejam devidamente compreendidos e trazidos mais para perto da empresa.

Em um escritório de contabilidade, existem alguns perfis que podem ser considerados mais difíceis. Eles devem ser identificados em uma triagem para que o contador saiba exatamente como deve se comportar para o sucesso desse cliente.

Pensando nos seus clientes mais difíceis, você certamente consegue categorizá-los em pelo menos três perfis genéricos:

O desorganizado

É aquele que não guarda recibos, deixa a papelada espalhada e torna a vida do contador mais estressante. É importante orientar esse tipo de cliente sobre a importância de registrar informações e apresentar ferramentas que o auxiliem neste processo.

O nervoso

É o cliente que está sempre inseguro, reclamando de alguma coisa. É preciso entender que todo mundo vivencia momentos ruins e, por isso, torna-se indispensável saber ouvi-los.

Porém, se essa é uma característica constante, é preciso investigar se o cliente corresponde ao nicho atendido pelo seu escritório ou até mesmo se as operações de relacionamento estão adequadas ao seu perfil.

Em alguns casos, é preciso quebrar o contato com esses clientes e deixá-los partir.

O que não cumpre prazos

Pense bem e você lembrará de pelo menos um cliente que nunca entrega as coisas nas datas combinadas ou não faz o pagamento de promissórias em dia.

Para eles, é preciso buscar maneiras de melhorar a comunicação sobre prazos e ressaltar a importância que disso tem para o seu próprio sucesso.

Eduque o seu público

Uma ótima estratégia de marketing para aproximar seus clientes dos seus serviços é a produção de conteúdos específicos.

Esse tipo de marketing é uma excelente forma de educar e engajar as pessoas, auxiliando, inclusive, na atração de novos clientes em todos os estágios do funil de vendas.

Foque em solucionar o problema

Já falamos que saber ouvir o que o cliente tem a dizer é importantíssimo. Prestar atenção em todos os detalhes permitirá uma análise completa do problema e lhe possibilitará encontrar a solução ideal e personalizada para agradá-lo.

É importante ressaltar que o ponto de vista sobre o problema pode ser bastante diferente entre seu cliente e você. Isso acontece porque ele possui uma visão mais empreendedora, de acordo com o segmento em que está inserido.

Por isso, esteja preparado para esclarecer todos os pontos e tirar as dúvidas sem deixar de respeitar a opinião alheia.

Implemente uma estratégia de Customer Success

A comunicação com cliente em escritórios de contabilidade pode ser melhorada se você utilizar uma estratégia de Customer Succes e investir no pós-venda.

Essa metodologia, além de oferecer suporte de maneira proativa, garante que o contador acompanhe todas as etapas de contratação do serviço e antecipe os problemas do cliente.

Utilize um software de gestão

A tecnologia pode ser uma grande aliada de qualquer empresa. Sabendo-se os conceitos e implementando uma estratégia de sucesso, é possível facilitar os processos utilizando um software de CRM (Customer Relationship Management).

Esse tipo de software se faz fundamental para um bom marketing de relacionamento, sobre o qual já falamos aqui.

Para um escritório de contabilidade, o ideal seria a utilização de um software que permitisse a integração online de todos os processos da empresa, com integração de conteúdos contábeis e tributários, pois ele permite que tanto equipe quanto cliente possam ter a informação mais atualizada.

Essas foram algumas dicas para melhorar comunicação com cliente em escritórios de contabilidade. Se seu escritório começar a implementá-las, com certeza os resultados poderão ser observados, mesmo no curto prazo. Comunicar-se bem é o primeiro passo para eliminar retrabalhos, agilizar os processos e, principalmente, aumentar a lucratividade.

Se você está buscando soluções para o seu escritório, conte com a J Drel. Além de um suporte de qualidade, oferecemos softwares que possuem uma plataforma de comunicação com o cliente integrada a outros módulos. Tem interesse em saber mais? Não deixe de entrar em contato com a gente!

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