Como tornar suas reuniões produtivas? Veja estas 8 dicas!

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Realizar reuniões produtivas é o desejo de todo empreendedor. Quando bem-feitos, os encontros proporcionam boas discussões e possibilitam que os problemas da empresa sejam resolvidos.

No entanto, é comum se deparar com funcionários afirmando que determinada reunião foi uma “perda de tempo” e atrapalhou a produtividade do dia. Geralmente, isso ocorre quando o gestor comete pequenos erros, como chamar pessoas impróprias para o encontro.

Pensando nisso, separamos 8 dicas imperdíveis para você reunir a sua equipe de maneira mais proveitosa. Acompanhe!

1. Marque a reunião com uma certa antecedência

Como todos nós sabemos, algumas questões surgem por acaso. Nessas horas, é comum o gestor marcar uma reunião de última hora — esporadicamente, não há problema nisso.

Contudo, sempre que possível, agende o dia e o horário do encontro com antecedência. Dessa forma, os participantes terão tempo hábil para se preparar, o que tornará as discussões mais eficazes.

Além disso, é importante que o objetivo da reunião esteja bastante claro na convocação. Sempre que houver materiais disponíveis sobre o assunto do encontro, também é interessante enviá-los com antecedência. Assim, você não precisará perder tempo lendo os documentos e as pessoas envolvidas podem analisar as questões previamente.

Ah, e não se esqueça de agendar a conferência no dia mais improdutivo da empresa, ou seja, quando não existem muitas demandas ou projetos para entregar.

2. Convide quem realmente precisa participar

Steve Jobs, fundador da Apple, era conhecido por ser extremamente rigoroso na hora de escolher os participantes das duas reuniões semanais que ocorriam na organização. A lista de convidados do empresário era sempre muito curta e restrita. Só participavam dos encontros os responsáveis pelos projetos que seriam discutidos.

Seguir o exemplo de Jobs é uma boa opção para diminuir a improdutividade das suas reuniões. Afinal, um grupo menor costuma ser mais focado e motivado. Escolher participantes estratégicos ainda evita discussões desnecessárias e paralelas.

Portanto, após definir o assunto do encontro, analise quais componentes da equipe realmente poderão contribuir (e tomar decisões) sobre as questões a serem discutidas.

3. Faça uma lista com os itens que serão analisados

Embora a dica seja simples, muita gente ainda chega na reunião sem um planejamento prévio. Se você quer evitar assuntos desnecessários, faça uma lista com todos os itens que devem ser discutidos.

Além disso, determine um tempo para resolver cada uma das questões. Sempre que algum ponto for solucionado, risque-o e passe imediatamente para o seguinte. Estabelecer o período máximo do encontro (45 minutos costumam ser suficientes) também é uma boa prática.

4. Eleja um líder para a reunião

Todo encontro, por menor que seja, precisa de um coordenador. Reuniões produtivas também. Ele deverá ser o responsável por conduzir as discussões, interromper quando necessário e gerenciar possíveis conflitos. Neste último aspecto, vale destacar que, desde que elas não interfiram no desempenho da discussão, o ideal é deixar as pessoas confortáveis para expor opiniões divergentes.

5. Dê adeus ao PowerPoint

Sabemos o quanto o PowerPoint pode parecer um recurso precioso — principalmente para as pessoas que têm dificuldades de falar em público. Entretanto, as apresentações de slide costumam ser monótonas e cansativas.

Além disso, elas tomam um tempo que poderia ser melhor aproveitado caso as informações contidas no PowerPoint já fossem enviadas previamente aos participantes. Portanto, quando o slide for indispensável, prefira mandá-lo por e-mail às pessoas.

Foque em encontros que priorizem a interação entre o público. Faça com que os colaboradores pensem e se engajem na discussão. Se você deseja utilizar recursos lúdicos, o ideal é apostar em vídeos dinâmicos e curtos.

6. Deixe uma pessoa responsável para cada tarefa

Durante uma reunião, é comum surgirem diversas demandas. Se elas não forem organizadas, é provável que fiquem sem resolução. Afinal, quem nunca participou de dois encontros seguidos que tinham exatamente as mesmas questões, não é mesmo?

Para evitar situações como essa, eleja uma pessoa responsável por cada uma das tarefas que precisarão ser desenvolvidas. Também deixe claro que esse indivíduo pode delegar algumas funções a outros funcionários, quando for o caso. No entanto, é ele o encarregado do trabalho final.

Além disso, é importante estipular metas e prazos para cada ação. Dessa forma, você garante que todas as ideias discutidas no encontro serão efetivamente trabalhadas.

7. Adeque o formato da reunião quando for necessário

Você pode até ter o objetivo de fazer uma reunião em, no máximo, uma hora. Embora seja um tempo suficiente para resolver diversos assuntos, algumas vezes a discussão é muito tensa ou difícil. Nesse sentido, cabe ao gestor identificar quando a situação requer um período maior para ser solucionada.

Quando os assuntos forem desgastantes, pode ser interessante fazer pausas para o cafezinho. Já naqueles encontros que duram horas, uma boa alternativa pode ser quebrar o clima de tensão com uma apresentação humorística ou um musical, por exemplo. O mais importante é sentir a atmosfera da reunião e, quando for o caso, ajustar o seu formato para evitar desgastes e improdutividade.

8. Crie um ambiente acolhedor

Ambientes tensos ou extremamente formais fazem com que os participantes não se sintam à vontade para colaborar com as discussões. Por isso, é extremamente importante criar um clima acolhedor e livre de tensões — mesmo quando o assunto for sério.

Isso fará com seus funcionários se sintam encorajados a compartilhar suas experiências e opiniões, o que automaticamente contribuirá para a uma discussão mais próspera.

Assim, escute todas as ideias com atenção, não seja formal demais e tente fazer com que todos se sintam importantes naquele momento. Quando for necessário criticar alguma ideia, faça isso de forma educada e construtiva. Sempre elogie os pontos positivos da questão e mostre o porquê de ela não ser adequada no momento.

Além de não desperdiçar tempo de trabalho, encontros proveitosos possibilitam um maior crescimento da organização — afinal, as discussões também servem para pensar em melhorias para os processos internos da empresa.

Como pudemos ver, realizar reuniões produtivas não é tão difícil quanto parece. Basta restringir o número de participantes, ser organizado e evitar assuntos desnecessários. Seguindo as nossas dicas, você certamente vai melhorar os encontros da sua empresa.

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