fbpx

Como fazer uma gestão inteligente no setor contábil?

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

A corrida por otimização de recursos para ter uma boa colocação em um mercado cada vez mais competitivo e inovador é notável e desafiadora para qualquer segmento empresarial. Dentro desse contexto, é imprescindível ter foco na tomada de decisão e em todos os aspectos de processos da cadeia de negócio.

As ações de elaboração, de plano de ação e de gestão de recursos devem ser abrangentes e dinâmicas, de maneira que todos os envolvidos compreendam e fiquem alinhados com as estratégias e metodologias de trabalho. Por isso, a busca de conceitos facilitadores chega para contribuir na obtenção de resultados práticos.

Nesse cenário, a gestão inteligente integra pontos como criatividade, raciocínio e planejamento de ações estratégicas. Fazer um gerenciamento bem-sucedido demanda uma liderança aguçada com capacidade de executar, delegar e influenciar seu time.

Pensando nisso, preparamos este artigo para auxiliar você a entender mais sobre gestão inteligente. Boa leitura!

Gestão Inteligente: o que significa?

A gestão inteligente está relacionada a entregar subsídios para que as tomadas de decisões sejam mais acertadas e ágeis. Ela reúne de forma abrangente as melhores práticas para obter sucesso, não só no âmbito de negócios, mas também no ato de gerenciar ações que envolvam produtos, empresas, pessoas, serviços, clientes, a fim de manter o controle de eficiência.

Tudo isso é possível mediante a inteligência, permitindo ir além de formas limitadas de pensar, trazendo uma percepção maior de ideias inovadoras, linguagens para facilitar o aprendizado, aplicação de competências individuais estrategicamente, entre outros. Buscando sempre o aumento do desempenho e o protagonismo de excelência.

Dessa forma, ações preventivas e corretivas para a melhoria contínua na empresa se tornam mais claras e objetivas. Não esquecendo que concentrar todo o potencial de alinhamento sistêmico e otimização de recursos, é o primeiro passo para viabilizar a compreensão de todos os envolvidos na execução de processos. Portanto, isso significa que o comprometimento e a colaboração de todos é fundamental para uma gestão inteligente e efetiva.

Como podemos aplicar no setor contábil?

O setor contábil tem passado por diversas transformações devido às novas demandas do mercado, aumentando a responsabilidade de ir além do esperado. Logo, a aplicação da gestão inteligente na contabilidade é uma maneira eficaz de reorganizar as formas de trabalho e de produção de resultados internos e externos. Veja algumas formas de aplicação:

Identificar as habilidades dos integrantes da equipe

Você deve identificar na sua equipe os potenciais de cada um. Por exemplo, utilizando a avaliação de desempenho, é possível reconhecer quais as habilidades que se destacam mais nos integrantes. Isso permitirá que você tenha uma visão clara das ações que podem ser tomadas para otimizar a performance dos colaboradores.

Essas medidas podem ser a transferência do colaborador para outro departamento, aplicar minicursos de atualização, receber o feedback da equipe a respeito das ferramentas e metodologias de trabalho, entre outros. A gestão inteligente nas empresas deve ser disseminada com ações práticas que demonstrem o valor de cada um no desempenho do negócio.

Fazer um atendimento estratégico

Com os profissionais estrategicamente distribuídos de acordo com suas competências, eles podem inovar no atendimento ao cliente de forma tática. Os contadores têm acesso a uma série de informações financeiras dos clientes para elaborar seus relatórios demonstrativos.

Logo, eles podem ir além e assessorar no desenvolvimento e acompanhamento estratégico do cliente, de acordo com os dados de análise obtidos. Por exemplo, um contador ao avaliar os custos e a precificação junto ao cliente, pode auxiliá-lo a ter uma previsibilidade de lucros.

Caso a projeção não seja favorável, o profissional pode cooperar na elaboração de um plano de ação que eleve a lucratividade, podendo ser pela reorganização de custos ou refazendo a precificação.

Capacidade técnica e relacional

Para um bom desempenho no mercado, não basta ter destreza com análise das informações contábeis, financeira e fiscais. Deve haver um amplo conhecimento da legislação e na capacidade relacional com os clientes.

Hoje em dia, a contabilidade ampliou os horizontes não sendo mais restrita em apurações de impostos, entrega de declarações e registros. As empresas esperam que a contabilidade também impulsione os seus negócios. Assim, amplie a forma de abordagem e de serviços relevantes para os clientes, como:

  • planejamento e acompanhamento de orçamento;

  • consolidação de dados e relatórios;

  • auxílio na execução e na medição de desempenho;

  • suporte a tomada de decisão.

Quais são os principais desafios que vamos encontrar?

Escritórios contábeis têm tarefas complexas, lidam com burocracias, mudanças na legislação e falta de profissionais qualificados. Enfrentar essas questões é um grande desafio. Dentro do setor contábil, podemos destacar alguns desses obstáculos, como:

Alta rotatividade de pessoal

A falta de mão de obra qualificada gera uma dificuldade de retenção de talentos. Isso implica de diversas formas na rotina do escritório contábil, inclusive na eficácia dos processos de trabalho. Dessa forma, há uma alta rotatividade de profissionais, o que torna difícil estabelecer e acompanhar um padrão de procedimentos, fazer o uso de ferramentas e manter a qualidade e o padrão dos serviços oferecidos.

Gerenciamento de processos

Devido a alta complexidade e a ausência de métricas de avaliação, não há um acompanhamento constante dos processos. De nada adianta implantar metodologias de trabalho se elas não são simples, organizadas, visíveis e claras. Os processos precisam ser objetivos para auxiliar a equipe a cumprir prazos e também enxergarem modos de melhorias.

Baixa adequação das ferramentas usadas

Ferramentas que não estão adequadas a novas formas de trabalho são outro desafio dentro da gestão inteligente. Elas podem gerar gargalos, baixa produtividade e menor qualidade de entregas. As características mais comuns na baixa adequação de ferramentas são:

  • dificuldade no seu uso;

  • ausência de integração;

  • falta de suporte para a gestão;

  • inconsistência no processamento de informação.

Pouca produtividade

A baixa produtividade está relacionada a diversos fatores, como a falta de atualização profissional, processos inadequados, tarefas manuais que poderiam ser automatizadas, falta de comunicação, entre outros. Esses pontos causam desmotivação da equipe e consequentemente prejuízos. Assim, a falta de integração por meio das melhores práticas do mercado causam a inviabilização de uma gestão inteligente.

Como ser exemplo para a equipe?

No contexto corporativo, gerenciar de maneira inteligente é essencial para o bom andamento dos negócios. Especialmente por conta da intensa rotina e das demandas. Para isso, é preciso saber como ser um bom gestor e assim ter uma equipe focada e alinhada com os objetivos. Podemos destacar algumas características importantes para ser uma liderança exemplar, como:

Humanizar os relacionamentos

Não é inteligente, por parte do gestor, adotar uma postura fria e distante. Isso gera o afastamento da equipe e dificulta na comunicação e na gestão dos relacionamentos. O ideal é se mostrar acessível aos colaboradores por meio de uma relação humanizada.

Valorize-os individualmente de acordo com suas competências, mantenha contato visual com a equipe, chame-os pelo nome, destaque suas qualidades. Essa proximidade dará um melhor conhecimento dos integrantes do seu time de liderados, permitindo avaliar suas limitações e potencialidades.

Saber delegar tarefas

Busque não centralizar tarefas, por mais que você seja competente, fazer tudo sozinho pode causar sobrecarga e diminuir a eficiência. Cada um deve cumprir o seu papel de maneira equilibrada. Por isso, saber delegar tarefas de forma adequada é um fator importante dentro da empresa.

Escolha as pessoas certas para ocuparem cada função, afinal, isso garante a excelência na execução do trabalho. Porém, para tomar boas decisões na distribuição de responsabilidades você tem que conhecer muito bem os seus colaboradores.

Estabelecer uma comunicação com empatia

Uma boa comunicação é imprescindível para fazer uma gestão inteligente no seu negócio. A comunicação corporativa não deve se limitar às reuniões periódicas ou extraordinária, muito menos aos diálogos no meio do expediente. É necessário ter empatia na comunicação.

Essa metodologia também é conhecida como comunicação não violenta. Isso significa ser aberto a sugestões, saber falar e ouvir, valorizar as opiniões dos colaboradores e oferecer feedbacks sensatos à equipe de trabalho.

Ser educado e respeitoso até nos conflitos

Para ter uma gestão inteligente, a liderança deve compreender que vai lidar com desafios diários, pessoas com pensamentos diferentes, derrotas e conquistas. Existirão pressões e é preciso que o gestor tenha inteligência emocional para lidar com os impasses, gerenciar os conflitos e crises de maneira conciliadora.

Divergências são normais entre pessoas, e nunca devem ser levadas para o lado pessoal. Demonstre educação e respeito mesmo em situações de grande divergência. O seu equilíbrio e positividade em confrontar os problemas podem ser inspiradores para o grupo.

Como manter o escritório protegido?

As informações são ativos importantes e devem ser protegidas de acessos não autorizados e vazamentos. A era digital inovou nos modos de armazenamento e processamento de dados, que são essenciais para a continuidade na atuação no mercado.

Para manter o seu escritório protegido, um plano de segurança da informação deve ser adotado para estabelecer diretrizes que formalizarão e orientarão procedimentos de proteção. De maneira geral, existem três pilares principais para esse objetivo, são eles:

  • confidencialidade: trata-se da garantia de que as informações estarão protegidas de acessos não autorizados;

  • integridade: se refere à consistência das informações, de modo que elas se mantenham preservadas durante todo o ciclo de produção;

  • disponibilidade: assegura que todos os dados estejam sempre disponíveis para os usuários habilitados.

A proteção vai além dos meios físicos, como crachás de identificação, blindagens e alarmes. Existem os controles lógicos, que impõem barreiras e limites para o acesso virtual. Esses mecanismos têm a função de evitar fraudes e invasões ao sistema. Veja os principais deles:

Criptografia

A criptografia é uma ferramenta muito usada para assegurar a confidencialidade de dados. Ela consiste em técnicas de programação mediante algoritmos especiais com forte uso de lógica matemática. Para assim, codificar as informações escritas e torná-las inacessíveis e ininteligíveis.

Essas informações só serão acessadas por pessoas que detenham a chave de acesso destinada para a decodificação da criptografia. Logo, apenas pessoas autorizadas poderão visualizar o conteúdo do arquivo digital. Isso mantém um elevado padrão de confiança e proteção.

Controles de acesso

Os controles de acesso servem para proteger o ambiente de invasões. Essa modalidade comporta cartões eletrônicos, biometria, firewalls etc. Tanto no meio físico como no meio digital os acessos devem ser devidamente registrados para o rápido rastreamento.

Sem esses mecanismos de controle informações podem ser facilmente expostas a terceiros, causando prejuízos financeiros irreversíveis. Portanto, a segurança de dados exige que uma série de variáveis sejam analisadas para não haver brechas.

Assinatura Digital

A assinatura digital é um método que permite que documentos digitais sejam reconhecidos legalmente. Ou seja, ela nada mais é do que uma forma de autenticar assinaturas físicas digitalmente. Com a assinatura digital, há a garantia da validade e da integridade dos documentos.

Isso exclui a necessidade da versão física do documento, sendo impresso apenas quando se julgar necessário. A assinatura digital usa a criptografia para que não haja fraudes como falsificações, por exemplo.

Honeypot

O honeypot é uma ferramenta de sistema criado com o objetivo de simular vulnerabilidade de segurança, registrando todos os passos de tentativa de invasão. Ou seja, ele tem falhas de segurança colocadas propositalmente que possibilitam identificar e coletar o máximo de informações sobre os métodos empregados pelos hackers

Por que usar um sistema de contabilidade?

A exatidão é, provavelmente, a qualidade primordial esperada de um serviço do setor contábil. A conquista de novos clientes é o objetivo de todo o gestor, porém, com a expansão, também aumenta a demanda por procedimentos que otimizem os processos.

Calcular tributos e encargos, produzir relatórios de avaliação de patrimônio, gerar demonstrativos confiáveis, são procedimentos que necessitam ser precisos para que não hajam falhas no cumprimento dos deveres junto aos órgãos legais. Para isso, um sistema de contabilidade pode ser um aliado relevante.

Por meio de ferramentas de gestão de tarefas contábeis, um sistema de contabilidade proporciona a automação de diversos processos que vão facilitar a realização de uma gestão inteligente. Por exemplo, antes de fazer a distribuição de tarefas, o gestor pode acessar de forma organizada o desempenho dos colaboradores registrados no sistema.

Um sistema de contabilidade gera valor e competitividade maior no mercado. O aumento da exigência na qualidade e velocidade por parte dos clientes, exige que o modelo de negócio acompanhe essas demandas. A praticidade e a centralização oferecidas por um software contábil evitam redundâncias de dados e informações, melhorando o andamento das atividades no escritório contábil.

Quais são as vantagens de um sistema contábil?

A implantação de um sistema contábil é fundamental para facilitar as rotinas do setor sem perder em eficácia e eficiência. Afinal, todo gestor quer aumentar receita e diminuir despesas, logo, uma ferramenta contábil pode proporcionar diversos benefícios que agreguem na reformulação de metodologias de trabalho. Algumas delas são:

Integração

A integração permite que todos os processos sejam executados em uma mesma base de dados, sendo assim, não há o risco de repetição de informações e retrabalhos. Além disso, as ações de cada usuário ficam registradas para consultas do superior responsável e também é possível estabelecer níveis de acesso, para que cada um tenha acesso ao que lhe compete de acordo com seu papel na equipe.

Organização e segurança

Alertas e avisos de prazos são uma forma de não deixar se perder dos compromissos. Além disso, os arquivos organizados em pastas digitalmente diminuem a necessidade de espaço físico e facilitam a busca dentro do sistema.

A segurança também é outro ponto-chave, já que os processos estão unificados e registrados, há o rastreamento das ações de todos os usuários e, assim, maior segurança na identificação de desvios ou ausência de inserção de dados no sistema.

Diminuição dos custos

Diante das vantagens citadas anteriormente, um sistema contábil contribui para reduzir custos do escritório e aumentar a lucratividade. Agora que as tarefas foram automatizadas, os colaboradores podem atender a um número maior de clientes. Em determinados casos, é viável a redução de pessoal para diminuir as despesas com a folha de pagamento.

Aumento da produtividade

Alguns utilitários muito comuns em escritórios contábeis, como planilhas eletrônicas, são usadas constantemente, mas não são sinônimo de eficiência. Por exemplo, para produzir relatórios e gráficos de desempenho, um usuário precisa inserir dados manualmente ou copiá-los de outro documento. Isso gera um grande esforço de trabalho e baixa produtividade.

Essas tarefas repetitivas desperdiçam tempo e recursos humanos. As informações não podem ficar espalhadas em diversos bancos de dados, isso aumenta a desordem e a ocorrência de erros. Um sistema contábil centraliza esses dados, processa e entrega automaticamente as informações. Dessa maneira, ele reduz a carga de trabalho e aumenta a produtividade.

Gerenciamento estratégico

Um sistema contábil eficiente cria relatórios personalizados de pagamentos de impostos, faturamentos, rentabilidade, entre outras informações, de acordo com a necessidade de cada cliente. Assim, é possível prestar um serviço completo e diferenciado.

Além disso, com o sistema automatizado, você tem uma noção exata dos períodos de maior e menor faturamento, compromissos financeiros, possíveis variações sazonais e o impacto do mercado no seu negócio. Assim, você tem uma visão estratégica que favorece na tomada de decisão mais eficaz.

Aprimoramento de processos

O aprimoramento de processos reduz o desperdício de tempo com recursos humanos alocados em tarefas burocráticas, por exemplo. Com a automação de processos, a margem de erros e o risco de retrabalho diminuem drasticamente, proporcionando um ganho efetivo crescente.

Como escolher o sistema contábil ideal?

Para escolher o sistema ideal para o seu escritório contábil, você deve listar as principais necessidades do seu negócio. Não adianta querer adquirir um produto com diversas aplicações e funcionalidades se você não usará todas.

Opte por um software que ofereça o armazenamento ilimitado em nuvem, para que o escritório não corra o risco de ficar sem espaço de memória disponível, acarretando gastos futuros. Também veja se o sistema tem capacidade de compartilhamento interno em tempo real.

Ter rotinas automáticas para que o sistema emita relatórios, cálculos e guias pelos módulos de escrita fiscal e folha de pagamento, são muito importantes na integração dos módulos do sistema. Assim como, ter um canal de comunicação que viabilize a interação online entre o contador e o cliente. Podemos destacar outras funções, como:

  • avaliação de desempenho do escritório;

  • auditor fiscal, para manter os informativos de acordo com as regras contábeis vigentes;

  • conteúdo contábil tributário para que a equipe se mantenha sempre atualizada;

  • importação de arquivos externos dos clientes para os módulos do sistema;

  • processos de acompanhamento das atividades do setor contábil, tanto da visão gestor quanto do usuário.

Coloque em perspectiva todas as reais necessidades do seu negócio, para que, dessa forma, você tenha um embasamento correto das soluções que você precisa. Tenha muita atenção, pois o sistema ideal pode promover o diferencial para a elevação do sucesso do seu negócio.

Por que manter dados em nuvem?

A tecnologia de armazenamento em nuvem armazena os dados em diversos servidores distribuídos. Ela fornece maior segurança, pois, geralmente, os arquivos são separados em partes menores repartidos remotamente para outros servidores. Isso proporciona segurança contra ataques de invasores. Além disso, outros métodos são empregados como a criptografia e o monitoramento na nuvem.

A nuvem também permite a sincronização dos arquivos, de maneira que você possa acessá-los de qualquer lugar com acesso à internet. Você tem backups constantes para que em eventuais desastres possa restaurá-los. Você economiza com infraestrutura de servidores locais e tem flexibilidade para o compartilhamento no grupo de trabalho ocasionando a dinamização na troca de informações.

O que considerar ao escolher um software contábil?

Pós-venda

Após a instalação de um software contábil, a rotina e o fluxo de trabalho são modificados. Por isso, é fundamental observar se o fornecedor oferece o suporte necessário na pós-instalação do sistema, como o cronograma de treinamento dos funcionários ao uso da ferramenta e o suporte técnico permanente.

Custos

O preço é um fator que deve estar dentro do orçamento disponível para esse investimento, mas não pode ser o fator determinante. Verifique todas as opções disponíveis no mercado, compare as vantagens oferecidas por cada um deles, para que você tenha um panorama mais exato.

Integrações

A integração está ligada a relação custo-benefício do produto. Busque um software que se integre com outros tipos de plataformas e em diferentes parâmetros. De maneira que as informações agregadas sejam enviadas diretamente para o sistema.

Funcionalidade

Um sistema contábil é modular, ou seja, é possível implementar módulos de acordo com as demandas do dia a dia do trabalho no escritório. Logo, o software contábil deve fornecer as funcionalidades ideais para suprir naquilo que você realmente precisa.

Segurança

Informações contábeis são muito importantes, qualquer desvio ou extravio desses dados pode trazer danos significativos, principalmente à imagem da empresa. Por isso, observe se o software usa criptografia apropriada, controle de acesso, grau de proteção nos servidores utilizados e certificados de segurança.

Consultoria

Busque fornecedores que ofereçam um serviço de consultoria de qualidade, que visitem o seu escritório para compreenderem o modo de trabalho do seu escritório contábil. Assim, eles podem averiguar o nível de consumo do sistema, instruindo as melhores práticas para os usuários.

A implantação de uma gestão inteligente não é tarefa fácil, exige dedicação, empenho e comprometimento. Assim, busque sempre reunir estrategicamente com a inteligência da sua equipe, avalie tendências de mercado e cases de sucesso para evolução e continuidade do negócio.

E então, gostou? Agora que você entende como fazer uma gestão inteligente na contabilidade, compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude seus amigos a entenderem como fazer a gestão no setor contábil!

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Posts mais recentes

Deixe um comentário