Como fazer a integração contábil?

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Saiba como fazer a integração contábil e trazer mais produtividade para o seu escritório.

Fechar a contabilidade da empresa é, por vezes, uma tarefa que exige paciência e atenção. A falta de documentos fundamentais do cliente e o envio de dados incompletos ou errados atrasam todo o serviço.

Mas todo esse estresse pode ser evitado com a utilização de um sistema de integração contábil que permite acelerar todo o procedimento burocrático. 

Neste texto, vamos falar sobre essa ferramenta que veio para trazer inovação e praticidade aos escritórios de contabilidade. Confira!

O que é o sistema de integração contábil?

De maneira clara, a integração contábil automatiza o recebimento das informações relacionadas à contabilidade do cliente para o seu contador. 

Essa ação confere maior qualidade na relação do profissional de contabilidade com o seu cliente, aumenta a produtividade e melhora a organização do escritório.

Motivos para realizar a integração contábil

A seguir, veremos alguns motivos que vão fazer você começar a pensar em integração contábil: 

Mais facilidade e agilidade

Como o sistema é alimentado pelas informações recebidas ao longo do mês, não é necessário que seja feito algum trabalho extra. Por isso, boa parte das atividades manuais que tomam o tempo dos colaboradores, como o período para que o cliente envie todas as informações completas e corretas, chega ao fim.

Todos os dados ficam disponíveis na própria ferramenta, permitindo que o acesso seja realizado pelo contador a qualquer momento.

Maior precisão e melhor gerenciamento na contabilidade

Sem a necessidade da digitação manual dos lançamentos, o risco de realizar registros com dados incorretos é eliminado. A movimentação importada diretamente traz mais exatidão às rotinas de conciliação contábil e apuração de impostos.

Com as informações mais organizadas, o contador consegue avaliar e examinar melhor o rendimento financeiro da empresa.

Dessa forma, contando com o acesso rápido das informações e um tempo maior, é possível elaborar um ponto de vista mais estratégico para o cliente.

Aumento da produtividade

Com a automação de boa parte das atividades, o tempo disponível pode ser utilizado em planos para elevar a lucratividade do escritório, aumentando, por exemplo, o número de atendimentos sem reduzir a qualidade dos serviços oferecidos.

É visível o quanto essa tecnologia veio para auxiliar o trabalho dos contadores. Ela transforma em tempo útil o período que era utilizado em tarefas que exigiam atenção e cuidado dos colaboradores.

A integração contábil oferece todo o suporte essencial para que este tempo possa ser usado para uma melhor evolução do escritório, o que traz destaque à empresa frente ao mercado.

Redução das trocas de informações desnecessárias

Por intermédio da ferramenta, o contador tem acesso aos dados e documentos que necessita em determinado serviço. Caso apareça dúvidas, ele mesmo pode averiguar os documentos escaneados, seus detalhamentos e registros.

Diminuição dos custos com motoboy

Certos documentos originais ainda precisam ser encaminhados de forma esporádica. Porém, felizmente, boa parte da troca de documentos será realizada de forma eletrônica, evitando gastos com deslocamento.

Simplicidade na emissão do Sistema Público de Escrituração Contábil (SPED)

Como todos os arquivos financeiros e contábeis do empreendimento já ficarão digitalizados e ordenados, a emissão se tornará muito mais simples e célere, o que facilita todo o processo.

Economia de gastos com contratação de profissional

O empresário economiza dinheiro, tendo em vista que não será necessária a contratação de um profissional especialista no assunto para realizar essa atividade, pois tudo será feito de forma automática pelo sistema.

O que é preciso para fazer a integração contábil?

Além de decidir inserir a integração contábil em seus processos, é preciso buscar medidas para garantir bons resultados. Confira, a seguir, alguns itens que o seu sistema de integração contábil precisa conter:

Sistema de informação adequado

O sistema de informação é uma das ferramentas principais que o profissional contábil deve usar. Por meio desse sistema, é possível assegurar que a contabilidade seja realizada por completo.

É necessário que os dados tenham qualidade e possam ser encaminhados de forma objetiva, mostrando de maneira nítida a origem destes, que posteriormente se tornarão informações.

Integração com softwares contábeis

A integração contábil deve ser capaz de se comunicar com o sistema usado no escritório do contador. Isso irá assegurar que os dados retirados do ERP do cliente sejam importados no seu formato apropriado, para que não seja preciso reorganizar e buscar informações perdidas.

Transferência simples e integral da movimentação financeira

Todo cliente identifica suas informações financeiras de forma diferente e, para acelerar a conciliação, a integração deve permitir que você repasse o planejamento de contas do seu sistema contábil para o interior do sistema de integração.

Dessa forma, será possível utilizá-lo como suporte para conectar as classes financeiras do cliente com os cálculos contábeis existentes de forma mais fácil. Esse procedimento simplifica a criação do arquivo de movimentação financeira a ser transferido no sistema de contabilidade, pois as informações já seguem classificadas corretamente. 

Painel de controle

Uma integração contábil eficiente deve oferecer um painel de controle para que você consiga:

  • obter uma visão completa da sua carteira de clientes;

  • saber quais clientes já tiveram seus dados retidos;

  • o andamento das tarefas contábeis de cada cliente;

  • acessar os documentos e a movimentação financeira;

  • acessar uma síntese das informações adquiridas.

Utilizando o painel de controle, também é possível visualizar as características do cliente e averiguar os pagamentos realizados por ele, além de encaminhar lembretes de tarefas contábeis a serem realizadas, como o envio de declarações à Receita Federal.

Portanto, um grande passo para que o crescimento da empresa ocorra é buscar a desburocratização das tarefas rotineiras, por meio das inovações que o mercado oferece, como os softwares.

A responsabilidade de manter os processos administrativos e rotinas financeiras do empreendimento é muito grande. Por isso, é necessária uma relação próxima entre a empresa e o contador. As facilidades que são oferecidas com a integração do sistema de integração trazem muitos benefícios para ambas as partes.

Por gerar resultados a curto e a longo prazo, a integração contábil é uma ferramenta que só tem a acrescentar no seu negócio.

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