6 problemas comuns em gestão de escritório contábil e como resolvê-los

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Ao tratar da gestão de negócio, um escritório contábil possui diversas particularidades e desafios próprios. Essas barreiras devem ser ultrapassadas para garantir o crescimento a longo prazo, assim como o sucesso da sua empresa.

Neste artigo, você pode descobrir quais são os problemas mais comuns nesse tipo de gestão e quais são algumas soluções possíveis. Com isso, será possível identificar suas próprias dificuldades e começar hoje mesmo a resolvê-las!

1. Encontrar e reter talentos

Uma das grandes dificuldades na gestão de escritório contábil está relacionada à rotatividade de pessoas. Pode ser difícil encontrar profissionais talentosos e capacitados e, quando você se depara com um, tem dificuldades de mantê-lo em sua empresa por muito tempo.

Para resolver esse problema é essencial investir na área de gestão de pessoas. Você precisa aprofundar os seus conhecimentos sobre recrutamento e seleção, buscando técnicas modernas de identificação de talentos e profissionais alinhados aos valores e objetivos do seu escritório.

Além disso, é necessário investir nos colaboradores que fazem parte do seu negócio. Entenda o que faz com que as pessoas continuem trabalhando com você, assim como quais são os pontos negativos do seu ambiente organizacional. Elabore planos de ação para criar um ambiente de trabalho mais agradável e solucionar problemas de relacionamento entre os seus funcionários.

Também estude técnicas de motivação e engajamento e invista no desenvolvimento e reconhecimento de resultados dos seus colaboradores. Dessa forma, eles se sentem valorizados pelos seus líderes, o que aumenta a sua satisfação com o seu escritório e, consequentemente, a probabilidade de continuarem trabalhando com você.

2. Gerenciar a rotina

A rotina de um escritório contábil pode ser um outro grande desafio na gestão do seu negócio. Isso porque você tem que atender às demandas de diversos clientes, integrando diferentes informações para gerar os melhores resultados. Além disso, há períodos do ano nos quais a demanda aumenta consideravelmente, o que pode gerar atrasos nas entregas ou grande volume de horas extras dos seus colaboradores.

Portanto, é essencial criar uma metodologia eficaz de gestão de tempo e divisão de tarefas na sua empresa. O primeiro ponto para solucionar esse problema está relacionado à organização dos seus processos.

Entenda bem cada uma das tarefas realizadas nos diversos setores do seu escritório, quem são os colaboradores responsáveis por cada uma delas, assim como quais os insumos e informações necessárias para que elas sejam executadas adequadamente. Dessa forma, mesmo em épocas de maior demanda, você e seus colaboradores conseguem ter mais clareza sobre qual o próximo passo.

Além disso, invista na capacitação e melhoria da produtividade da sua equipe. Identifique competências que devem ser desenvolvidas para que o trabalho seja realizado de maneira mais eficaz e treine os seus colaboradores.

Lembre-se que a tecnologia está a seu favor! Busque softwares e aplicativos que automatizam processos operacionais, economizando tempo da sua equipe com tarefas rotineiras. Além disso, utilização de ferramentas de gestão de tempo e produtividade te auxiliarão nesses processos.

3. Manter os colaboradores atualizados sobre a legislação

A legislação brasileira está em constante mudança e, com isso, você pode ter dificuldades para atualizar a sua equipe sobre as novas leis e exigências. Porém, existem algumas maneiras de resolver esse problema com eficácia no seu escritório de contabilidade.

Invista em cursos e treinamentos para os seus colaboradores. Dessa forma, eles conseguem se desenvolver e atualizar seu conhecimento. Além disso, é possível criar grupos de troca de informações e entre os funcionários da sua empresa.

Ferramentas de comunicação interna são úteis para essa finalidade. Sendo assim, você promove o desenvolvimento colaborativo dentro da sua empresa, de forma que os seus próprios funcionários possam auxiliar os colegas a se atualizarem.

Outra forma de manter os seus colaboradores atualizados é fomentando a participação em fóruns e grupos de discussão online. Essas ferramentas permitem que eles troquem idéias com outros profissionais da mesma área e aumentam a probabilidade de realização de networking.  

4. Utilizar uma linguagem adequada ao cliente

A transmissão de ideias de maneira clara e acessível aos clientes é essencial para mantê-los satisfeitos e fiéis ao seus escritório, já que a área da contabilidade possui diversos jargões e termos próprios. Dessa forma, a comunicação com o cliente pode ser um grande desafio ao seu negócio.

Portanto, conheça cada um dos seus clientes, seu perfil, nível de escolaridade, tipo de necessidade e o quanto ele entende sobre as questões contábeis. Capacite os seus colaboradores para também se informarem sobre esses temas e se comunicarem da melhor maneira possível.

Com isso, você consegue adaptar a sua linguagem e traduzir termos técnicos para a realidade dos seus clientes. Dessa forma, eles entendem o seu serviço, se sentem mais bem informados e ficam ainda mais satisfeitos com o serviço prestado.

5. Conhecer o mercado

Você pode entender com profundidade diversas questões contábeis e contar com profissionais altamente capacitados, porém, sem conhecimento do ambiente externo, seus concorrentes e seu mercado de atuação, dificilmente você consegue manter um crescimento a longo prazo.

Portanto, é essencial que você desenvolva conhecimento sobre o mercado, entenda seu diferencial, seus pontos fortes e fracos, assim como as ameaças e oportunidades do seu negócio. Existem diversas ferramentas de gestão como a análise SWOT e o Canvas Business Model, que podem ser utilizadas para desenvolver essa visão global do seu posicionamento perante os concorrentes.

Dessa maneira, você visualiza com mais clareza quais são as principais oportunidades e em quais setores elas se encontram. De modo igual, também descobre em quais áreas e processos você precisa investir para garantir o sucesso do seu escritório contábil.

6. Dificuldades com ferramentas tecnológicas

A tecnologia faz parte do nosso dia a dia em muitos aspectos da nossa vida, e no ambiente de trabalho, não é diferente. No entanto, muitos profissionais têm dificuldades em aceitar e implementar essas inovações tecnológicas na sua rotina de trabalho.

É preciso buscar as melhores ferramentas para a automatização dos seus processos, entender a sua realidade e implementar aquelas que efetivamente podem trazer benefícios para o seu negócio. Converse com seus funcionários e explique os motivos e os benefícios advindos dessa atualização. Com isso, você consegue aumentar a produtividade da sua equipe e a qualidade dos seus serviços de maneira harmônica, sem causar descontentamento.

Todo negócio enfrenta desafios de gestão. Entender quais são os seus principais problemas é essencial para buscar as melhores soluções e promover o crescimento do seu escritório contábil. Faça hoje mesmo um diagnóstico sobre os pontos críticos do seu negócio e busque com a sua equipe as soluções mais eficazes.

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