5 maneiras de melhorar o controle de atividades na contabilidade

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O controle de atividades é fundamental para o bom andamento do fluxo de trabalho dentro de escritórios contábeis. A contabilidade é um exercício complexo e que demanda uma rotina intensa, na qual cada minuto é precioso. As vantagens de adotar um controle são inúmeras, como aumento da produtividade, redução de custos, melhoria na comunicação interna, entre outras.

Dentro desse objetivo, há diversas maneiras de melhorar os processos e deixar mais tempo livre para focar em tarefas sensíveis ou que precisam de foco total em cada detalhe. Separamos, neste artigo, algumas dicas para você melhorar o controle de atividades no seu escritório de contabilidade. Confira!

1. Mapeie os processos

Antes de mais nada, é preciso que você conheça e mapeie todos os processos para entender como eles funcionam. Para facilitar a visualização, experimente usar esquemas ou desenhos, como fluxogramas e organogramas. Assim você pode analisar todos os processos e como eles se relacionam de maneira ampla ou isolada, por exemplo.

Esse mapeamento dará todas as pistas sobre a importância de cada atividade e como elas podem ser melhor geridas, dentro do contexto geral da empresa. Você pode identificar questões, como:

  • atividades que consomem recursos humanos e financeiros;

  • gargalos ou pontos de atenção nos departamentos;

  • processos que podem ser unificados ou automatizados;

  • distribuição de equipes ou profissionais.

Dessa forma, você tem um panorama para saber por onde começar e para entender quais impactos as medidas poderão gerar no controle de atividades. Essas soluções podem começar pelo controle de acesso à internet para evitar desperdício de tempo, priorização das tarefas mais importantes, redução do número de atividades manuais, treinamento da equipe etc.

2. Utilize a tecnologia

Mudanças exigem ferramentas adequadas para alcançar o objetivo e auxiliar a equipe de profissionais. A modernização por meio da tecnologia é essencial, por isso, adotar um software para a gestão de processos contábeis é uma ótima forma de reduzir custos, erros e o tempo de execução das atividades.

Existem diversas soluções que possibilitam centralizar todos os processos. Um exemplo é a tecnologia em nuvem, que reduz custos operacionais e de infraestrutura. Porém, não basta apenas adquirir um software. É preciso manter as atualizações disponibilizadas pelo fabricante.

Essa é uma forma de garantir que os processos do escritório acompanhem os avanços tecnológicos. Um sistema desatualizado pode atrapalhar nas rotinas, diminuir a produtividade e a qualidade das entregas. Portanto, fique atento à versão do software que será utilizado. Tomando esses cuidados, você garante:

  • mais segurança e confiabilidade na realização de cálculos;

  • atividades executadas de modo rápido e eficiente;

  • melhoria no atendimento;

  • maior controle de informações.

Aliado a isso, adote as melhores práticas do mercado. Afinal, de nada adianta ter ferramentas de última geração sem uma mudança de metodologia na execução de tarefas. Crie um padrão de trabalho de acordo com as características do negócio para evitar divergências e falta de alinhamento entre os departamentos. Dessa forma, é possível obter um fluxo de trabalho bem definido e padronizado.

3. Mantenha tudo organizado

É comum, dentro de escritórios de contabilidade, existir grande demanda de documentos. Logo, manter tudo organizado facilita o controle de atividades. Defina categorias de arquivos por tipo, data, nome de clientes, entre outras características. Independentemente de eles estarem em formato físico ou digital, saiba que esse método de guarda de documentos facilita o acesso, de maneira prática.

Por mais simples que pareça, manter controle sobre os documentos evita problemas com o atendimento aos clientes, multas tributárias e perda de tempo na busca de arquivos. O ideal é digitalizar tudo, a fim de contribuir com o meio ambiente, reduzir gastos com papel e tinta para impressão, bem como diminuir o uso do espaço físico para armazenamento.

Dentre os benefícios dessa prática, estão:

  • visualização e edição dos documentos simultaneamente;

  • praticidade no envio e recebimento;

  • facilidade no atendimento dos requerimentos feitos pelos clientes.

Com isso, há maior transparência e melhor controle das atividades relacionadas com todos os processos e prazos. Essa metodologia de organização facilita o monitoramento do andamento de cada tarefa e, ainda, a tomada de decisão dentro dos parâmetros contábeis legais.

4. Controle seu tempo

Um dos fatores de desperdício de tempo nos escritórios de contabilidade é o uso da internet para fins não relacionados ao trabalho. Isso se dá pela ausência de filtros para o acesso a determinados sites, como redes sociais, ferramentas de comunicação instantânea e entretenimento.

Para evitar esse fator de desperdício de tempo, existem ferramentas de rede que bloqueiam determinados acessos e que permitem contato apenas com o que for necessário para o desempenho da atividade.

Outro fator é a simplificação de processos, que possibilita uma execução mais rápida e facilidade para ensinar e entender, tanto para quem exerce quanto para quem analisa. Um fluxo de controle de atividade mais dinâmico e menos cansativo resulta em melhor uso do tempo.

Compartilhar responsabilidades também evita sobrecarga em determinados departamentos. Por meio da capacitação dos profissionais, é possível ter uma cultura de colaboração entre equipes, com diretrizes claras e transparentes. A finalidade é garantir maior aproveitamento do tempo hábil para as atividades.

5. Estabeleça metas

Quando existem metas a cumprir, a equipe fica motivada. O estabelecimento de prazos para a entrega de resultados, aliado a premiações e bonificações, faz com que a equipe tenha interesse em realizar as tarefas. Além disso, o rendimento tende a aumentar e você obtém parâmetros para melhorar o controle de atividades.

Isso desenvolve um senso de comprometimento e motivação para cumprir o que foi colocado como meta. A pesquisa de satisfação também é uma alternativa que pode ser empregada como feedback para compreender pontos a serem ajustados. A finalidade é obter melhores resultados de maneira progressiva.

Assim, colocando em prática todas essas medidas, você será capaz de ter melhor controle de atividades no seu escritório contábil. Coloque em perspectiva todos os processos e traga sua equipe para um novo patamar de produtividade e satisfação.

E então, gostou deste artigo? Agora que você conhece as principais maneiras de melhorar o controle de atividades, assine a nossa newsletter e fique por dentro dos próximos conteúdos!

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